Headbrands redo för framtiden med Microsoft 365 Business

wesafe Kundcase

Affärsutmaningen

HeadBrands är ett företag som vuxit snabbt. Sedan starten 2010 har de expanderat löpande och är nu den ledande frisörgrossisten i Norden. HeadBrands föddes ur ett konkret behov; VD och grundare Fredrik Gelker och nuvarande partner Mikael Nilsson upptäckte att branschen behövde ett bättre och smidigare sätt för frisörer att köpa produkter till sina salonger.

– Hela vår verksamhet grundas i en enkel idé. Att ge frisörer frihet att kunna erbjuda kvalitetsprodukter till ett bra pris, frihet att kunna erbjuda en mix av varumärken och frihet att kunna handla dessa produkter från ett ställe dygnet runt.Henrik Rudin, IT-ansvarig på HeadBrands

Med den här visionen har HeadBrands blivit extremt framgångsrika. Från det att företaget grundades i Lund omfattar verksamheten nu fyra länder i Norden med nästan 100 anställda. Omsättningen 2017 uppgick till hela 360 miljoner kronor, en rekordsnabb tillväxt med 300 procent under de tre senaste åren.

Men framgångssagan och den snabba tillväxten gjorde också att IT-strategin blev eftersatt. Teknik och system införskaffades allt eftersom, vilket skapade en miljö där de anställda inte kunde samarbeta och dela information med varandra på enkelt och strukturerat sätt. Detta var inte bara ineffektivt, utan innebar dessutom en säkerhetsrisk för företaget. Det var också viktigt för medarbetarna att ha möjligheten att kunna jobba och samarbeta produktivt utan att vara bundna till kontoret, vilket var svårt att åstadkomma med den vildvuxna IT-miljön.

HeadBrands behövde en modern IT lösning för att öka företagets produktivitet och förbättra samarbetet såväl inom företaget som externt. Henrik Rudin som är IT ansvarig på HeadBrands tog kontakt med IT-konsultföretaget WeSafe för att hitta en flexibel, skalbar och mobil molnbaserad IT-lösning för att lösa företagets problem.

Dela detta





Image
Se Headbrands film här
– De hade ingen kontohantering, ingen inloggningsstyrning och en mix av molntjänster och lokal IT-miljö. IT hade vuxit till en ohanterlig best.Martin Liljenberg, grundare WeSafe IT

Lösningen

Lösningen blev att ersätta merparten av tidigare tjänster med Microsoft 365 Business. Det är en helt nylanserad lösning som kombinerar det bästa från Microsofts produkter Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility + Security.

Från början var planen att införa en traditionell lokalt installerad IT-lösning med molntjänster som komplement. Men under pågående projektplanering undersöktes möjligheterna med Microsoft 365 Business och HeadBrands fattade ett strategiskt beslut att använda produkten.

Med denna lösning används kraften av molnet; hantering av användare, enheter och produktivitetsverktyg blir samlade i en lösning som alltid är uppdaterad och hjälper företaget vara i framkant. Företaget slipper dessutom investera tid och pengar på att bygga upp IT-miljöer som de traditionella IT lösningarna kräver.

Fördelar

Gemensamma lagringsytor

Den största utmaningen för Headbrands var att medarbetarna sparade och delade dokument och filer med flera olika lagringstjänster. Detta ledde till att varje avdelning skapade sina egna sätt att samarbeta. Det gjorde det svårare att jobba tillsammans och kommunicera med andra delar av företaget. Med en enhetlig miljö baserad på Microsoft 365 Business blev det enklare för avdelningarna att samarbeta i grupper och effekten blev en ökad produktivitet och ett ökat samarbete inom och mellan avdelningarna.

Alltid rätt version

Ett stort problem när man har filer spridda över många olika tjänster är att det är svårt att veta vilken version som är den aktuella. Med Microsoft 365 Business kan Headbrands vara säkra på att de alltid använder den senaste versionen av filer och dokument när de samarbetar. Medarbetarna slipper skicka filer fram och tillbaka och det är enkelt att gå tillbaka och titta på ändringar.  

Bättre kommunikationsmöjligheter

Ett av målen med förändringsprojektet var att få ner mängden interna mail för att kunna jobba effektivt. Med hjälp av smarta kommunikationstjänster byggda för grupparbete kan medarbetarna nu kommunicera enklare och effektivare.

– Med Microsoft Teams som är en del av Microsoft 365 Business kan vi nu skära ned på mejlen och dessutom få en komplett samarbetsyta som nu för första gången möjliggör åtkomst till all vår data och tjänster direkt från ett ställe, säger Henrik Rudin. 

Jobba var som helst, när som helst

– Vår IT-strategi är ge våra medarbetare full flexibilitet och mobilitet. Vi vill ge dem möjligheten att arbeta från valfri enhet var, när och hur de vill, säger Henrik Rudin. 

Eftersom Microsoft 365 Business fungerar lika bra i molnet som lokalt kan medarbetarna på Headbrands välja att jobba på en dator, platta eller i mobilen och ändå komma åt all viktig information.

– Du kan vara på väg till jobbet och komma på att du ska ändra något i en fil. Då är det bara att parkera, ta upp mobilen eller plattan, öppna dokumentet direkt i Office, ändra och åka vidare, säger Henrik Rudin. 

Ett användarkonto för allt

– Med Microsoft 365 behöver våra användare bara ett konto för att komma åt samtliga tjänster för sin arbetsroll. Genom att använda sitt företagskonto så kan identiteten verifieras för hela Headbrands tjänsteutbud, säger Henrik Rudin. 

Enkel administration av enheter och tjänster

Microsoft 365 Business gör det enklare för företaget att ha koll på alla enheter, vare sig det handlar om datorer, mobiler eller plattor. Genom att kunna uppdatera alla enheter från en central plats går det också snabbt att få viktiga säkerhetsuppdateringar på plats.

– Lösningen ger oss möjlighet att enkelt administrera och säkra alla våra enheter och tjänster, samt skydda Headbrands företagsdata. Om en enhet hamnar på avvägar går det enkelt och snabbt att radera datan på enheten med hjälp av fjärrstyrning så att inte informationen hamnar i orätta händer, säger Martin Liljeberg.

Superenkel konfiguration av nya enheter

Med funktionen Windows AutoPilot blir utrullning av IT enklare och snabbare. De kan nu beställa datorer från sin leverantör och få dessa levererade direkt till medarbetarna utan att passera IT-avdelningen. När medarbetaren ansluter till företagets nätverk och skriver in sina inloggningsuppgifter sker automatiskt utrullning av program, inställningar och rättigheter. Ingen IT-personal behöver vara inblandad, vilket sparar massvis med tid för både medarbetarna och IT-avdelningen.

– En installation av en ny dator tog tidigare ett par timmar, men nu med Windows AutoPilot är det klart på 15 minuter. Det sparar enormt mycket tid, avslutar Martin Liljenberg på WeSafe.


Till Headbrands Hemsida Se Headbrands film här