Ineffektiv versionshantering och ostrukturerad åtkomst av dokument bygger IT-skulden

Per Liljenberg Blogg, Infrastruktur, Produktivitet, Säkerhet och Efterlevnad

Mindre företag växer snabbt i högkonjunktur och det är en spännande resa för de allra flesta. Alla är dock inte helt förberedda på, att ju fler man blir, desto viktigare är det att sätta processer, struktur och fundera kring effektiva arbetssätt. En utmaning för bolag som växer är att det blir allt svårare att hålla ordning på filer och dokument. Vem gjorde egentligen den senaste ändringen i dokumentet? Och vem är det som ska ha åtkomst till det? Här behandlar vi några av de utmaningar ifråga om versionshantering, åtkomst och behov av gammal hederlig ordning och reda när företaget går från liten till större.

Vilse i versionshanteringen?

Handen på hjärtat – hur många versioner av ett arbetsdokument som bearbetas av flera olika personer på din arbetsplats brukar sparas innan ni har en slutgiltig version? En kvalificerad gissning är: ganska många. Ett vanligt scenario utspelar sig ungefär såhär: Ett dokument skapas – låt oss kalla det ”Budget 2018”. Ju fler personer som involveras i arbetet med ”Budget 2018” desto fler ställen kommer dokumentet att sparas på – kanske både på en delad server och lokalt på ”Skrivbordet”. Efter några vändor har dokumentet även fått ett nytt namn; oftast genom att man har adderat ett versionssuffix som till exempel ”Budget 2018_2”, ”Budget 2018_3” och så vidare.

Ytterligare några versioner senare, kanske någon vågar sig på att skapa en version som heter ”Budget 2018_FINAL”. Det är sällan den slutgiltiga versionen eftersom det ofta är någon som i sista sekund hittar något som måste ändras. Således skapas ”Budget 2018_FINAL_2”, och så vidare…

Ju längre tid som går, desto fler engagerar sig i dokumentet, som alltså inte längre är ett dokument utan ett större antal kopior med modifieringar. I slutänden vet ingen vilken av alla kopior av dokumentet de ska förhålla sig till och som är den verkliga slutversionen.

Åtkomst – rätt dokument, vid rätt tid från rätt enhet

Versionshantering är viktigt men också åtkomst har betydelse för ett effektivt arbetssätt. Hur dokument och filer ska ordnas och struktureras är något som ofta brister i växande bolag. Dels är detta av vikt för att man på enklast möjliga vis ska kunna hitta filerna genom sökningar, dels för att man ska kunna säkerställa att rätt person har tillgång till rätt filer, vid rätt tid.

Många gånger finns det inga bra lösningar på plats i verksamheten vilket resulterar i att filerna inte sparas i gemensamma, delade mappar, utan lokalt på den dator man arbetar från. Filerna skickas istället mellan de anställda per mail i en mängd olika versioner.

På så sätt skapas problem med åtkomst av dokument och filer. Är du inte på plats på kontoret kan det bli svårt att få tillgång till de dokument och filer som du behöver. Inte ens om företaget har en gemensam server är det säkert att du bortom kontorets väggar har tillgång till servern. Eller så har du tillgång, men med begränsad hastighet. Återigen blir valet ofta att filerna sparas lokalt istället för gemensamt, så att berörda parter når dem.

IT i skuggan av verksamheten

Alternativet är det som kallas ”shadow IT” eller skugg-IT – att de anställda hittar egna tekniska lösningar för att underlätta arbetet, i skymundan från/utanför IT-avdelningens. Framförallt ung kompetens är van att kunna använda olika digitala hjälpmedel i sin vardag och vill kunna dra samma nytta av dem på arbetsplatsen. Dessa individer kan på eget bevåg skapa och använda personliga Dropbox- eller Google-konton som de använder för att dela affärsdata. Om de sedan slutar i företaget har ingen annan möjlighet att få tillgång till filerna. Om man som företag inte kan erbjuda moderna lösningar, är det med andra ord större risk att personalen tar till alternativa, mindre säkra lösningar.

Ackumulerad IT-skuld måste förr eller senare betalas

Dessa arbetssätt ger alltså upphov till ineffektivitet i verksamheten. Bristen på insyn i vad andra arbetar med i ett ”gemensamt” dokument, med andra ord brister i versionshanteringen, riskerar att leda till dubbelarbete – att flera personer gör samma saker helt i onödan. Dessutom skapas frustration i arbetslaget till följd av bristande rutiner. Säkerhetsmässigt kan egna lösningar bli dyrköpta – särskilt med tanke på de nya krav som ställs ifråga om integritet genom nya regelverk som GDPR och liknande.

Det är möjligt att de tillfälliga lösningarna fungerar för stunden, men på sikt är de inte hållbara. Du kan se det som en IT-skuld som du inte kommer att kunna komma undan och som växer ju längre tid du skjuter upp arbetet med att modernisera dina arbetssätt. Ju fler som arbetar med de ineffektiva lösningarna, desto större och snabbare växer IT-skulden. Frågan är när du väljer att betala tillbaka. Det gäller med andra ord att se långsiktigt på de digitala lösningarna och hitta en som kommer att fungera i framtiden i stället för att strukturera arbetet från dag till dag.

Vill du läsa mer om hur IT-skulden på olika sätt växer i bolag som väljer att inte modernisera sina digitala lösningar? Läs då Peter Fritzons blogginlägg ”Hur stor IT skuld har ni råd att bygga upp?”.

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter Läs referenscase Headbrands
Skrivet av

Per Liljenberg

Cloud Specialist, 040 - 626 75 01, perliljenberg@wesafe.se, LinkedIn

Kontakta oss så berättar vi mer om hur WeSafe och Microsofts produkter kan underlätta för medarbetare att hitta, ordna och ge åtkomst till rätt filer och dokument.


Kontakta oss Läs fler bloggposter Läs referenscase Headbrands