Lättare expandera med molntjänster för företag som växer

Per Liljenberg Blogg, digitaltransformation, Produktivitet

Bolag som växer kommer förr eller senare till en punkt då processer, struktur och IT-landskap behöver ses över. Vill det sig illa skjuts frågan upp tills det inte längre blir hållbart; serverkapaciteten räcker inte till, kommunikationsvägarna är ineffektiva och medarbetarna känner sig alltmer bakbundna av att inte kunna arbeta så flexibelt och effektivt som de borde göra. Genom att se över IT-strukturen i bolaget kan digitala arbetssätt leda till ökad effektivitet och i slutändan även skapa konkurrensfördelar.


Vi har tagit pulsen på ett snabbväxande bolag som insåg just detta. Godsinlösen specialiserar sig på skadeservice i samarbete med försäkringsbolag som vill uppnå ökad lönsamhet och hållbarhet. Här skapas en cirkulär ekonomi baserad på ökad återanvändning av produkter och returlogistik. Mats Andersson ansvarar för IT, ekonomi och administration på Godsinlösen och kom in som medarbetare nummer 2 då han började arbeta i företaget 2013. Företaget expanderar kraftigt och har på kort tid gått från ett tiotal anställda till dagens omkring 50 medarbetare.

Serverlösningen räckte inte

Problemen som uppstod i takt med att Godsinlösen växte var bland annat att flera olika medarbetare sparade sina versioner av dokument lokalt på sina datorer, vilket gjorde att ”samma” fil existerade i en mängd olika kopior. Filer mailades fram och tillbaka och det fanns risk för dubbelarbete och förvirring eftersom man aldrig riktigt kunde vara säker på vilken fil som gällde.

– Hur vi internt hanterade versioner av olika dokument blev helt enkelt en belastning, säger Mats Andersson. I längden var det inte hållbart att arbeta så, och ju fler medarbetare vi blev, desto större blev problemen. Initialt löste vi lagringsfrågan genom en gemensam server, men vi översteg ganska snabbt den kapacitet som den kunde hantera, vilket drog ned på hastigheten.

Alla fick mail om allt

Även internkommunikationen blev alltmer problematisk i takt med att företaget växte. När bolaget bara hade ett kontor med ett tiotal medarbetare var internkommunikation inget fokusområde – det var helt enkelt inte ett problem. Men idag, då verksamheten är uppdelad på fem olika lokaler, är situationen en helt annan.

– ”Lösningen” kunde vara att all information skickades ut till alla – alla kopierades in i mailet ”för säkerhets skull”. Risken med detta är givetvis att alltför många läser mail som de överhuvudtaget inte berörs av – vilket gör arbetet ineffektivt. Eller så väljer kanske somliga att bortse från mail som skickas ut till alla, trots att det i högsta grad berör just dem, säger Mats.

Växte ur webbhotellet

Då företagets webbhotell meddelade att Godsinlösen hade blivit aningens för stora för dem att hantera blev det bråttom att hitta en ny lösning. Normalt sett planeras arbetet med implementering av molntjänster för företag och en ny IT-struktur noggrant i förväg och man går grundligt igenom hur man vill att den ska byggas upp och se ut. Men i och med att det behövdes en ny lösning snabbt fanns det inte tid för en sådan planering. Mats berättar:

– Vi började lite i omvänd ordning. Det var först i efterhand som vi kunde börja diskutera hur vi faktiskt ville att vår IT-miljö ska se ut. Än idag har vi inte fullt ut klarlagt hur vi vill sköta vår internkommunikation – det finns ju så oändligt många möjligheter att det ibland kan vara svårt att veta vad som är rätt just för vår verksamhet.

En kunskapspartner i WeSafe

För att hamna på rätt köl i planeringen tog Mats kontakt med WeSafe som han kände till sedan tidigare. Han visste vilken typ av kompetens som fanns i bolaget och att de kunde erbjuda det som Godsinlösen behövde i fråga om molntjänster för företag.

– WeSafe har agerat kunskapspartner för oss. De har varit oerhört behjälpliga genom att jag har kunnat bolla tankar och idéer, för att sedan hitta en lösning som jag har kunnat presentera för ledningen. Jag har kunnat säga: ”Såhär vill jag ha det – tror ni att det kommer att fungera utifrån våra förutsättningar?”. Därefter har de kunnat ge mig klartecken eller komma med alternativa lösningar som de tror kan fungera bättre för just oss. Hade jag inte haft deras stöd hade det varit lätt att hamna i fällan att man väljer lösningar baserat på hur man har arbetat tidigare. 

Den gamla servern är skrotad och istället arbetar nu Godsinlösens medarbetare i Office 365:s molntjänster för företag och lagrar gemensamma data i molnet genom Sharepoint.

Utan nya molntjänster för företag hade expansionen kunnat bromsas

Mats menar att om man bara hade stannat kvar i samma hjulspår som tidigare hade det blivit betydligt svårare för att fullgöra uppdragen gentemot kunderna. Fler fel hade uppstått och medarbetarna hade inte hunnit med lika mycket som idag, som en direkt följd av dubbelarbete eller att man inte hittar det man söker, exempelvis.

– Med tanke på hur vi nu växer hade det till och med kunnat utgöra en bromskloss för hela vår expansion. Så här långt fungerar allt det vi har gjort väldigt bra, vilket gör att vi nu kan skynda långsamt. Inför ytterligare expansion vill vi bygga upp strukturerna på ett genomtänkt sätt tillsammans med WeSafe så att det blir så rätt som möjligt redan från början under resten av den här utvecklingsresan. Vi vill helt enkelt vända arbetsordningen så att vi nu istället först kan planera och sedan implementera, för bästa möjliga resultat, avslutar Mats.

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Per Liljenberg

Cloud Specialist, 040 - 626 75 01, perliljenberg@wesafe.se, LinkedIn

Kontakta oss
Läs fler bloggposter
Läs referenscase Headbrands