Lyft den dagliga kommunikationen ur inkorgen och in i Microsoft Teams

Per Liljenberg Blogg, Produktivitet

Som du kunnat läsa i en av våra tidigare bloggposter ägnar vi omkring 28 procent av vår arbetsvecka åt att läsa och svara på e-post. E-post som dessutom många gånger är irrelevanta, vilket stjäl dyrbar tid från dig och dina kollegor. Microsoft Teams är ett kommunikationsverktyg i Office 365 som fungerar som en chattbaserad samarbetsyta och som kan ersätta ineffektivare sätt att kommunicera. Så hur fungerar Teams och hur kan det hjälpa oss att bli mer effektiva i vårt sätt att kommunicera?

Alla behöver inte svara på allt

En av orsakerna till att mailkommunikation ofta saknar relevans för mottagaren är alla de massmail som skickas – ofta av oro för att någon som borde se informationen kan komma att missa det. Risken är att många då ledsnar på att få e-post om sådant som inte berör dem, så pass att de helt enkelt väljer att inte läsa dem. Eller så är det alltför många som engagerar sig i att svara på meddelandet vilket medför att alltför mycket tid läggs på en fråga som en individ enkelt hade kunnat besvara.

I Microsoft Teams kan du istället skicka meddelanden till en hel grupp där deltagarna ser om någon annan har svarat, vilket innebär att ingen annan behöver lägga tid på det. Det finns ingen begränsning för hur många team du kan vara med i och de olika teamen kan göras antingen offentliga eller privata. Ett offentligt team kommer alla i din organisation åt, medan du i ett privat team måste bli inbjuden för att få åtkomst till innehållet.

Alla kan följa konversationen och på så sätt kan samtalen i de olika grupperna snabbt även byggas upp till ett slags kunskapsbank. Alla konversationer och kanaler är dessutom sökbara. Därför blir det lätt att hitta äldre konversationer med svar på frågor som ställts tidigare.

Du kan även tagga personer i en konversation om du vill att samtliga deltagare i teamet ska ha möjlighet att se innehållet, men samtidigt särskilt vill uppmärksamma en eller flera individer på det. Dessa deltagare får då en särskild avisering.

Med Microsoft Teams – slipp massmail och överblicka pågående konversationer

Ett massmail kan du aldrig ”avfölja” – såvida du inte väljer att blockera en specifik e-postadress, vilket sällan är ett bra alternativ i arbetsrelaterade sammanhang. Är du inte är intresserad av att ta del av ett pågående Microsoft Teams-samtal i en viss kanal är det dock lätt att avfölja kanalen. Därigenom får du inte några fler aviseringar men kan ändå gå in och läsa innehållet i kanalen vid behov.

Genom att skapa olika kanaler inom varje team kan du dela upp konversationerna baserat på exempelvis specifika projekt, arbetsgrupper inom ditt team och så vidare. På så sätt kan du enkelt skapa en lättöverskådlig struktur för olika pågående diskussioner.

Du kan även bjuda in externa användare, utanför din organisation, till ett team. Om du till exempel har daglig kontakt med en leverantör eller kund under ett projekt, kan du bjuda in denne som gästanvändare till ett team och sedan ta bort behörigheten till teamet efter att projektet är avslutat. På så sätt är det inte bara den interna mailanvändningen du kan dra ner på, utan även den externa. Den du bjuder in behöver inte ens vara Microsoft Teams-användare – skickar du en inbjudan kan personen ta del av konversation genom att öppna länken i en webbläsare.

Integrera hela Office 365 i Microsoft Teams

Alla Office 365-apparna är inbyggda i Microsoft Teams och därför kan du använda vilken funktion du vill utan att lämna din Teams-vy. Du kan i princip utgå helt från Microsoft Teams i de delar av ditt arbete som omfattas av Office 365 och det finns redan företag som arbetar så. Du styr helt själv vilken applikation du vill ska integreras i Teams och du kan även länka till externa program.

Du börjar sällan storskaligt utan lägger en grund där du inledningsvis använder Microsoft Teams för internkommunikationen. Sedan kan du successivt bygga på funktionaliteten och utöka användandet av Teams i takt med att du och dina kollegor lär dig hur applikationen fungerar och hur dina behov förändras. Teams är på detta sätt mycket skalbart.

Vi på WeSafe hjälper våra kunder att koppla ihop Microsoft Teams med de övriga Office 365-funktioner som de använder i sitt dagliga arbete så att de kan börja använda det som en gemensam kommunikationsyta. Vinsten är att den dagliga kommunikationen i hög grad lyfts ur inkorgen på mailen, struktureras upp på ett effektivare sätt och blir mer relevant för dig.

Vill du veta mer? Ta kontakt med oss så hjälper vi dig att ta nästa steg!

Vi håller löpande kostnadsfria webinar om Microsoft Teams – Läs mer och anmäl dig här>>

Share this Post




Image
Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Per Liljenberg

Cloud Specialist, 040 - 626 75 01, perliljenberg@wesafe.se, LinkedIn

Kontakta oss Läs våra kundcase