Maximera potentialen i dina Office 365-licenser

Peter Fritzon Blogg, digitaltransformation, Produktivitet

Många företag använder på ett eller annat sätt Microsoft Office-tjänster i sitt vardagliga arbete. Merparten använder bara ett begränsat antal funktioner där Outlook, Word och Excel ligger i topp. Eventuellt har man börjat spara filer och dokument i delade mappar på OneDrive och ofta finns även en ambition om att börja använda SharePoint, men de flesta står fortfarande och stampar på ruta ett. I denna artikel får du veta hur du ska gå tillväga för att maximera värdet i dina Office 365-licenser, och längst ner får du även exempel på olika funktioner som kan skapa värde för din organisation.

Varför används inte Office 365-licenser bättre?

Orsaken till att inte fler funktioner används av Office 365-användare är ofta en kombination av brist på tid, att kunskap saknas om tjänsterna och att man helt enkelt inte vet hur man ska komma igång. En annan vanlig orsak är att den Microsoft-partner man anlitat inte lägger fokus på att driva användandet vidare, utan kanske bara nöjer sig med att kunden betalar för licensen.

Fördelningen av hur funktionaliteten i Office 365-licenser utnyttjas är minst sagt ojämn. Det vanliga är att antingen görs en helhjärtad satsning på att maximera potentialen, eller så används inte funktionerna alls.

Helhetsperspektiv, målsättning och löpande utbildning

Istället för att separera de olika funktionerna och se dem som separata verktyg, bör man se möjligheterna i Office 365 som en helhet. En kommunikationsplattform som samordnar informationsflödet i en verksamhet på ett praktiskt och effektivt sätt. Om man har den inställningen till Office 365 är det lättare att få en förståelse för vad som finns att vinna på att använda fler funktioner.

Alla funktioner i dina Office 365-licenser är användbara i olika situationer, i olika syften - men valmöjligheterna kan även skapa frustration. Var ska jag börja? Vilken funktion ska jag använda till vad och varför? Att stå inför så många alternativ och helt nya begrepp gör ofta att du som Microsoft Office 365-kund utan vägledning får svårt att se skogen för alla träd.

En bra startpunkt är därför att sätta mål – vad vill vi uppnå genom att utnyttja fler funktioner? Vilka av alla dessa tjänster hjälper oss att uppnå dessa mål och hur ska vi använda dem? Det ger en tydligare fingervisning om i vilken ände du ska börja.

En annan grundläggande förutsättning, i det ständigt föränderliga digitala klimat vi lever i, är att vi måste utbilda våra medarbetare. Inte bara vid ett tillfälle, utan löpande, eftersom kunskap numera blir utdaterad och inaktuell allt snabbare. Microsoft lanserar ny funktionalitet och förbättrar tjänsterna hela tiden.  

Utnyttja potentialen i dina Office 365-licenser med en vassare partner

Därför krävs även mer av den partner som tillhandahåller Microsofts tjänster. De måste på ett helt annat sätt än tidigare lära känna dig som kund och ha en tydlig bild av de befintliga arbetsprocesserna. Först då kan de förstå de utmaningarna som du och dina medarbetare möter i vardagen och de mål ni har satt upp. Dessutom måste partnern givetvis ha gedigen kunskap om vilka möjligheter som plattformen erbjuder och på kontinuerlig basis uppdatera dig med nyheter från Microsoft om det som kan vara av intresse för just din verksamhet.

Merparten av alla verksamheter som arbetar digitalt har redan Office 365-licenser och har därigenom tillgång till en mängd verktyg och funktioner. I valet av partner bör du därför ta reda på vilken leverantör som kan tillföra ditt företag mest värde.

Tänk därför på:

  • Att din partner bör ha erfarenhet av liknande projekt
  • Att de måste ha kunskap om hela plattformen
  • Att det finns en tydlig strategi omkring kontinuerlig utbildning
  • Att säkerställa att det finns en plan för uppföljning av leverans
  • Att din partner kan matcha den funktionalitet som finns i Office 365 med de behov som finns i din verksamhet
  • Att det finns uppdaterad och omfattande kunskap om regulatoriska krav omkring den tekniska plattformen – konfigurationer och inställningar i Office 365 exempelvis.

Övergången till användandet av molntjänster är inte något du ”blir klar med” – det är ett fortlöpande arbete som din partner måste vägleda dig genom. Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig att utnyttja potentialen i dina Office 365-licencer fullt ut.

Vilka verktyg i Office 365 använder du?

Förutom Word, Excel, mailfunktionen Exchange Online och Skype For Business, som de allra flesta känner till, finns en mängd andra funktioner som inte används i lika hög utsträckning. Här har vi samlat de verktyg som vi på WeSafe IT betraktar som särskilt användbara i Microsoft Office 365 och som dessutom ingår i den månatliga licenskostnad som du redan betalar.

Dessa kan delas upp i verktyg som effektiviserar arbetet med statiska data och verktyg för automatiserande av processer.

För statiska data (dokument, bilder och andra filer, exempelvis) finns bland annat:

  • OneDrive och Sharepoint för molnbaserad lagring.
  • Teams, som är ett samarbetsverktyg för kommunikation kring dina statiska data.
  • Planner där du kan organisera och tilldela dina medarbetare och dig själv olika uppgifter.

För att effektivisera och automatisera processer finns exempelvis:

  • Flow där du kan skapa egna automatiserade händelseflöden mellan olika appar och tjänster baserade på olika kriterier.
  • PowerApps, som tillåter dig att skapa appar – både till datorn och din smartphone. Där finns även färdiga mallar och annat stödmaterial som kan hjälpa dig att skapa appar som underlättar och effektiviserar befintliga processer genom att automatisera dem – exempelvis frånvaroanmälan, incidenthantering och annan ärendehantering.
  • Forms – ett verktyg som kan användas när du vill skapa undersökningar, frågeformulär, beställningar och omröstningar. Du bjuder in andra att svara i valfri webbläsare eller på mobila enheter. När resultaten skickas kan du använda inbyggda analyser för att utvärdera svaren som enkelt samlas in och sammanställs i ett Excel-ark.

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe IT

Kontakta oss så berättar vi mer om hur du kan maximera potentialien i dina Office-365 licenser!


Kontakta oss Läs fler bloggposter Läs referenscase Headbrands