Lägg intranätet i Teams och nå ut till medarbetarna

Ett intranät använt på rätt sätt skapar värde i organisationen. Om ditt intranät är svåråtkomligt och kräver separat inloggning är risken att det inte används i den utsträckning det var tänkt. Många tillbringar en stor del av sin arbetsdag i Microsoft Teams – så varför inte integrera och flytta in intranätet i Teams?

Ett välstrukturerat och aktivt intranät är en utmärkt kanal för företagets interna kommunikation och för att vägleda medarbetare som ska rapportera frånvaro, ansöka om semester eller uppdatera sig om företagets policyer. Tyvärr ser vi ofta hur intranät faller i glömska och helt enkelt inte används. Informationen hittar andra vägar och uppdateringarna blir färre – vilket i sin tur leder till ännu färre besök.

Om inte de anställda kommer till intranätet

Om inte de anställda kommer till intranätet får väl intranätet komma till de anställda och på många företag är den självklara platsen Microsoft Teams. Det är här många tillbringar en stor del av sin arbetsdag och det här de förväntar sig att kunna hålla sig uppdaterade med vad som händer i företaget.

Ett enkelt och modernt sätt att nå ut till användarna är att lägga intranätet som en app i Teams och på så vis integrera det i Microsofts samarbetsplattform. Du bygger fortfarande ett intranät i SharePoint, men genom att göra det tillgängligt i Teams öppnar du för nya möjligheter till interaktion. Istället för att ha ett separat system med egen inloggning är intranätet ständigt närvarande som en ikon i Teams. Allting är integrerat i de gemensamma kommunikationsytorna och tillgängligt på både mobil och dator.

Rätt information till rätt användare

En annan stor fördel med att integrera intranätet i Teams är att du som administratör kan använda dig av plattformen för att driva den information du vill att de anställda ska ta del av. En viktig nyhet som rör alla anställda behöver lyftas fram så att den inte går att missa. I andra fall kan information automatiskt postas i utvalda kanaler för att nå rätt målgrupp.

Genom att göra intranätet till en del av flödet blir det mer levande, med större fokus på delaktighet och interaktion. Även om du fortfarande har ett traditionellt intranät är det viktigt att understryka att det inte handlar om två olika system som du arbetar med separat: Allt som görs i Teams-appen återspeglas på intranätet och vise versa.

Att bygga ett intranät har aldrig varit enklare

Så, hur går man till väga rent praktiskt? Om du redan har ett intranät som är byggt i SharePoint kan du glädja dig åt att det är väldigt enkelt att integrera det i Teams. Du gör helt enkelt intranätet i SharePoint tillgängligt i Teams som en app. På den här sidan har Microsoft kompletta instruktioner som guidar dig genom processen. Om du saknar intranät idag, eller funderar på att bygga ett nytt, har Microsoft mängder av färdiga SharePoint-mallar som är redo att användas. Mallarna är helt gratis för alla Microsoft 365-användare och finns samlade i SharePoint Look Book. När du valt en mall är det enkelt att lägga upp den och anpassa den efter din organisations behov och önskemål.

Innehållet är fortfarande viktigt

Det tekniska är faktiskt den enkla biten. Det som tidigare krävde externa konsulter, separata plattformar och vassa utvecklare har nu förenklats och byggts upp smartare så att princip vem som helst kan bygga upp intranätet rent tekniskt. Det som är viktigt att lägga tid på är att skapa struktur, planera innehåll och bestämma vad ni vill få ut av intranätet. För att intranätet ska användas är det viktigt att det finns en ägare i organisationen och att det hela tiden fylls på med meningsfullt innehåll. Ett tips är att kika på Microsofts SharePoint-mallar för att få inspiration och idéer om hur intranätet kan struktureras och vilken typ av innehåll det kan fyllas med. Det självklara är att lägga upp personalhandbok, företagets IT-policy, företagsspecifika mallar och annat som rör användarens anställning. Det bör också finnas utrymme för reactive content – det vill säga personlig information som är relevant för användaren. Exempel på reactive content är en personlig nyhetsfeed, en lista över senast använda dokument eller en sammanställning över dagens uppgifter.

Med intranätet tillgängligt i Teams har du chansen att nå ut och skapa ett levande intranät som faktiskt används. Ta chansen – och se till att fylla det med bra innehåll!

Som Microsoft 365-kund får du färdiga mallar för att bygga ett snyggt och levande intranät. Om du behöver hjälp eller inspiration kan vi på WeSafe kan hjälpa dig att bygga ditt intranät baserat på vilka behov och önskemål du har. Kontakta oss så berättar vi mer!