Lägg intranätet i Teams och nå ut till medarbetarna

Ett intranät använt på rätt sätt skapar värde i organisationen. Om ditt intranät är svåråtkomligt och kräver separat inloggning är risken att det inte används i den utsträckning det var tänkt. Många tillbringar en stor del av sin arbetsdag i Microsoft Teams. Så varför inte integrera och flytta in ditt intranät i Teams med Viva Connections?

Ett välstrukturerat och aktivt intranät är en utmärkt kanal för företagets interna kommunikation. På så sätt kan medarbetare enkelt rapportera frånvaro, ansöka om semester eller uppdatera sig om företagets policyer. Tyvärr ser vi ofta hur intranät faller i glömska och helt enkelt inte används. Informationen hittar andra vägar och uppdateringarna blir färre – vilket i sin tur leder till ännu färre besök.

Om inte de anställda kommer till intranätet

Om inte de anställda kommer till intranätet får intranätet komma till de anställda. På många företag är den självklara platsen som man dagligen jobbar i Microsoft Teams. Här tillbringar många en stor del av sin arbetsdag. Samt att det här de förväntar sig att kunna hålla sig uppdaterade med vad som händer i företaget.

Ett enkelt och modernt sätt att nå ut till användarna är att lägga intranätet som en app i Teams och på så vis integrera det i Microsofts samarbetsplattform. Du bygger fortfarande ett intranät i SharePoint, men genom att göra det tillgängligt i Teams öppnar du för nya möjligheter till interaktion. Däremot, istället för att ha ett separat system med egen inloggning är intranätet ständigt närvarande som en ikon i Teams. Allting är integrerat i de gemensamma kommunikationsytorna och tillgängligt på både mobil och dator.

Rätt information till rätt användare

En annan stor fördel med att integrera intranätet i Teams är att du som administratör kan använda dig av plattformen för att driva den information du vill att de anställda ska ta del av. Det är avgörande att framhäva viktig information som berör alla anställda, så att den inte går obemärkt förbi. Som alternativ kan du automatiskt publicera information i utvalda kanaler för att nå rätt målgrupp.

Genom att göra intranätet till en del av flödet blir det mer levande, med större fokus på delaktighet och interaktion. Även om du fortfarande använder ett traditionellt intranät är det viktigt att understryka att det inte är två separata system där du arbetar med dem separat: Allt du gör i Teams-appen påverkar intranätet och vice versa.

Att bygga ett intranät i Teams har aldrig varit enklare

Så, hur går man till väga rent praktiskt? Om du redan har ett intranät som är byggt i SharePoint kan du glädja dig åt att det är väldigt enkelt att integrera det i Teams. Du gör helt enkelt intranätet i SharePoint tillgängligt i Teams som en app. På den här sidan har Microsoft kompletta instruktioner som guidar dig genom processen. Om du för närvarande inte har ett intranät eller funderar på att bygga ett nytt, erbjuder Microsoft ett brett utbud av färdiga SharePoint-mallar som du kan använda direkt. Mallarna är helt gratis för alla Microsoft 365-användare och finns samlade i SharePoint Look Book. När du valt en mall är det enkelt att lägga upp den och anpassa den efter din organisations behov och önskemål.

Innehållet är fortfarande viktigt

Det tekniska är faktiskt den enkla biten. Det som tidigare var krav för att bygga upp intranätet, såsom externa konsulter, separata plattformar och skickliga utvecklare, har nu förenklats och byggts upp på ett smartare sätt. Det innebär att i princip vem som helst kan bygga upp intranätet rent tekniskt. I sin tur är det viktigt att lägga tid på att skapa struktur, planera innehåll och bestämma vad ni vill få ut av intranätet. För att uppnå användning av intranätet är det viktigt att organisationen har en ägare och att man kontinuerligt fyller på med meningsfullt innehåll.

Ett användbart tips är att undersöka Microsofts SharePoint-mallar för att få inspiration och idéer om hur man kan strukturera intranätet och vilken typ av innehåll man kan inkludera. Det självklara är att lägga upp personalhandbok, företagets IT-policy, företagsspecifika mallar och annat som rör användarens anställning. Det bör också finnas utrymme för reactive content – det vill säga personlig information som är relevant för användaren. Exempel på reactive content är en personlig nyhetsfeed, en lista över senast använda dokument eller en sammanställning över dagens uppgifter.

Med intranätet tillgängligt i Teams har du chansen att nå ut och skapa ett levande intranät som faktiskt används. Ta chansen – och se till att fylla det med bra innehåll!

Som Microsoft 365-kund får du färdiga mallar för att bygga ett snyggt och levande intranät. Om du behöver hjälp eller inspiration kan vi på WeSafe kan hjälpa dig att bygga ditt intranät baserat på vilka behov och önskemål du har. Kontakta oss så berättar vi mer, eller läs mer här!