Ta ditt ledningssystem från teori till praktik med Microsoft 365

Ledningssystemet är ett ovärderligt verktyg för att konkretisera processer och säkra kvaliteten i verksamheten. Tyvärr är det alldeles för ofta en outnyttjad resurs. Genom att bygga ett skräddarsytt ledningssystem med hjälp av olika funktioner i Microsoft 365 kan du gå från teori till praktik och få ett levande ledningssystem som faktiskt används.

Har du ett levande ledningssystem?

Har du idag ett ledningssystem som beskriver hur ni styr er verksamhet? I så fall är sannolikheten stor att du önskar att det hade använts i större utsträckning, för att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt de rutiner ni har satt upp. Vår uppfattning är nämligen att företag generellt är väldigt duktiga på att dokumentera sina flöden och processer som en del i sitt kvalitetsarbete. Men inte lika duktiga på att gå från teori till praktik.

Allt för många ledningssystem faller i glömska

En orsak till att vi ser så många outnyttjade ledningssystem är att de är framtagna för att det är någonting ”man ska ha”, och inte för att vägleda de anställda genom verksamhetens processer. Allt för ofta utgörs ledningssystemet av en mer eller mindre statisk processkarta som beskriver de flöden som finns i organisation och vad som ska hända i olika processteg. I bästa fall länkar den vidare till dokument eller hemsidor med mer information, men ofta saknas det en naturlig koppling till användarnas arbetsflöde.

En förutsättning för att ett ledningssystem ska användas i praktiken är att det finns där arbetet sker. För många företag är den platsen Microsoft 365.

Bygg ett ledningssystem i Microsoft 365

Genom att bygga ett ledningssystem baserat på de olika funktionerna i Microsoft 365 kan du få ett system som tar användaren dit den behöver vara för att utföra en specifik process eller delprocess. Istället för att sitta med ett statiskt dokument i handen kan användaren gå in i Teams, söka upp rätt kanal och klicka sig fram genom flödet. I och med att checklistor, appar och dokument kan integreras i flödet har användaren tillgång till allt den behöver på ett och samma ställe, via sin digitala arbetsplats.

Att användaren kan bli vägledd genom hela processen ger ett incitament till att faktiskt använda ledningssystemet. För processägare innebär det större möjligheter att skapa flödesscheman och uppdatera sina processer. Om en ny checklista ska användas av alla i organisationen kan processägaren enkelt uppdatera den aktuella processen, istället för att skicka ut ett mejl som de flesta har glömt bort när de väl är i behov av informationen.

Att bygga systemet är den enkla biten

En stor fördel med att basera ditt ledningssystem på Microsoft 365-plattformen är att du kan få systemet anpassat för just er organisation och era processer. Att systemet är skräddarsytt för verksamheten gynnar inte minst slutanvändaren som upplever bättre användbarhet och en tydligare koppling till sina arbetsuppgifter.

Ett typiskt ledningssystem byggt i Microsoft 365 kan använda Microsoft Visio för processflödet, Power Apps för att hämta/presentera data i ett användarvänligt gränssnitt och Power Automate för att automatisera olika processrörelser. Men tekniken och arbetet med att bygga systemet är ofta den lättaste biten. Den största delen av arbetet handlar om att kartlägga processer och i workshop-form konkretisera vilka behov som finns. Många företag har redan väldokumenterade processer och för dem handlar det snarare om att byta till ett bättre verktyg för att få det användarstöd de önskar.

Se ledningssystemet som ett fortlöpande arbete

När vi på WeSafe hjälper en kund att bygga ett ledningssystem i Microsoft 365 använder vi en agil arbetsmetod som bygger på att vi utvecklar några procent i taget med regelbundna avstämningar. Under arbetets gång är det inte ovanligt att kunden upptäcker nya processer som inte är dokumenterade och hur plattformen kan användas för att stödja dessa. Detta ger också en insikt i hur det är att fortsätta jobba med plattformen efter att vårt arbete är färdigt. Ett ledningssystem ska nämligen inte vara någonting som uppdateras vartannat år bara för att dokumentation ska finnas – det ska vara en självklar del av verksamheten och hur ni arbetar.

Vill du veta mer om vad du har att vinna på att bygga ett ledningssystem i Microsoft 365 och vad det skulle kunna innebära för din verksamhet? Kontakta oss så hjälper vi dig!