Microsoft Lists – app som organiserar ditt arbete

Det finns idag en mängd produkter för den som vill kunna arbeta med information i anpassade listor. Microsoft har också kunnat erbjuda detta, men tjänsten har stått lite i bakgrunden och kallats SharePoint-listor. Nu lyfts funktionen fram – inte bara genom att döpa om den till Microsoft Lists – utan även genom att ge den nya förmågor.    

Microsoft Lists innehåller bland annat följande:  

• Enkel åtkomst i Microsoft 365 där du hittar alla dina listor på ett och samma ställe
• Möjlighet att skapa personliga listor som bara är för dig tills du väljer att dela dem med andra
• Ett antal färdiga mallar (se exempel längre ner) för att snabbt kunna skapa snygga och välfungerande listor
• Integration i Teams som gör att det går att koppla konversationer till listan
• Enkla regler kan byggas direkt från listan, till exempel att du blir notifierad om något ändras i ett listobjekt
• En mobilapp som gör användandet än mer flexibelt 

Men vad är egentligen Microsoft Lists?

Microsoft Lists hjälper dig att hitta information och organisera ditt arbete. Funktionen har egentligen alltid funnits och skulle kunna beskrivas som ett ”Excel-blad online” eller ”en användarvänlig minidatabas”. Listorna är enkla, smarta och flexibla och hjälper dig och ditt team att få en bra översikt på vad som är viktigast. Du kan hantera, spåra och ha koll på tillgångar, rutiner, kontakter, lager med anpassningsbara vyer, smarta regler och notifieringar för att hålla alla synkroniserade.

De tydligaste förändringarna i och med namnbytet till Microsoft Lists är att det finns färdiga mallar att utgå ifrån och en bättre möjlighet att visualisera listorna tydligt för användarna.

Exempel på färdiga mallar:  

• Spåra framsteg i arbetet genom att följa utvecklingen av olika arbetsuppgifter 
• Hantera reseräkningar 
• Enkel ärendehantering
• Tillgångshanteraren för att hålla koll när exempelvis inventarier lånas ut
• Onboarding för bästa introduktion till nyanställda
• Innehållsplanerare för produktion och publicering av innehåll

Nytta för alla som idag hanterar processer manuellt

Vem som helst som jobbar med dokumentation och listor kan dra nytta av Microsoft Lists. Inte minst du som arbetar med manuella processer. Det kan vara en receptionist som har en lista i en pärm där in- och utlåning av inventarier till anställda noteras med en bläckpenna. Receptionisten skulle kunna dra nytta av mallen tillgångshanteraren i Microsoft Lists. Bilden av vilka inventarier som har lånats ut till vem, vilket datum de förväntas komma tillbaka visualiserars på ett bättre sätt och det går också att koppla en påminnelseavisering till den som råkar glömma att lämna tillbaka kontorets hålslag i tid.

För mindre bolag som saknar en manuell process och behöver en digital struktur är Microsoft Lists användbart. Ett exempel är semesterplaneringen där det går att låta medarbetarna få tillgång till sina egna specifika rader – utan att de samtidigt ser resten av organisationens planering. För dig som chef blir översikten tydlig och du kan filtrera på exempelvis ”hur många som har semester i januari”.  

Personal som är ute i fält kan via mobilappen kryssa i rutor när de är klara med ett uppdrag, och informationen hamnar direkt i den aktuella listan. För mer avancerade användare går det också att skapa specifika appar i Power Apps som kopplas till listorna vilket ger ännu fler möjligheter. 

Många processer kan automatiseras i Microsoft Lists men för att lyckas krävs ingen IT-specialist eller tekniker. Det är intuitivt och det finns enkla instruktioner på Microsoft.com. 

WeSafe hjälper dig att komma igång med Microsoft Lists

Vi på WeSafe vill gärna uppdatera våra kunder och partners om nya funktioner som hjälper dig att samarbeta smartare och mer effektivt. Microsoft Lists är en sådan funktion, och det är enkelt att komma igång och använda. Med det tilltalande gränssnittet är det användarvänligt, lätt att dela och engagera kollegorna i. På sikt spar du tid och kommer åt listorna på vilken enhet som helst mycket tack vare den mobilanpassade appen.