Uppföljning efter lansering av nya digitala arbetsverktyg – så gör du!

Vet du hur lyckade dina IT-projekt är?

IT-projekt har länge främst skett i större skala – ett större ”big bang”-projekt där genomgripande förändringar görs genom stora migrationer och implementationer. Men idag vet vi att digitalisering inte är ett projekt med ett slutdatum, utan snarare ett ständigt pågående arbete, med mindre implementationer av nya verktyg som sker löpande.

Att införa nya digitala lösningar innebär alltid en investering – både i form av tid och pengar. Det måste betala sig i längden och som beslutsfattare måste du kunna visa tydligt på en avkastning på investeringen. Därför är det viktigt att lösningen verkligen används och att det skapar nytta genom att effektivisera och förbättra medarbetarnas arbete eller kommunikation och så vidare.

Därför blir det allt viktigare att hitta rätt arbetssätt och följa upp på hur framgångsrikt införandet av ett nytt digitalt arbetsverktyg har blivit. Annars är risken dina implementationer inte blir framgångsrika och att du gör samma misstag gång på gång.

Varför är feedback och uppföljning så viktigt?

Feedback och uppföljning är ett sätt att säkerställa att implementationen gjorts på rätt sätt och att själva verktyget också är rätt – det vill säga, att alla är ombord och använder lösningen, och att lösningen skapar nytta för verksamheten. Dessutom blir uppföljningen ett sätt att engagera medarbetarna, vilket ytterligare bidrar till att lösningen utnyttjas.

Men det är även ett sätt att säkerställa att gamla processer och arbetssätt inte lever kvar. Ofta hamnar man i ett mellanläge där man både tillämpar gamla och nya arbetssätt och processer, eller att man söker andra vägar utanför företagets IT-miljö. En negativ trend i användandet av ett nytt arbetsverktyg är svår att vända och därför måste du snabbt få feedback från verksamheten. Det är först i uppföljningen du ser om rutiner och processer brister och om du inte ställer frågor kommer du heller inte att få några svar.

En annan viktig aspekt på feedback och uppföljning är mjuka värden i form av delaktighet och engagemang. Yngre arbetskraft ställer ofta högre krav på delaktighet än äldre generationer och det kan därför påverka din attraktionskraft som arbetsgivare hur du väljer att involvera dina medarbetare i uppföljningen av implementeringsprojekt. Det är ett sätt att visa att du bryr dig och följer upp på de synpunkter du får.

Så följer du upp på dina IT-projekt – våra tips:

Uppföljning kan ske på en mängd olika sätt. Grundläggande är dock att det ska vara lätt för användarna att komma med konstruktiva förslag – se därför till att det finns tydliga processer för hur de kan göra det. Precis som själva arbetet med digitalisering bör uppföljningen även vara ett kontinuerligt, löpande arbete – inte en engångsföreteelse.

Även rent tekniskt kan du få feedback på ett införandeprojekt. Användarstatistik som visar i vilken utsträckning olika verktyg används, kan vara till stor nytta i uppföljningsarbetet och bli ett bra sätt att visa på ökad produktivitet. Skickas det färre interna mejl nu när verksamheten arbetar i Teams, exempelvis?

Här har vi samlat några exempel på hur du kan arbeta med uppföljning och feedback:

• Titta på användarstatistiken – hur används tjänsterna och på vilket sätt har det förändrats före och efter införandet?
• Upprätta en enkät (kanske i Microsoft forms) där användarna får skatta sin upplevda nöjdhet och engagemang i det nya verktyget.
• Använd er av nyanställda – hur lätt det är att få ombord en ny medarbetare? Hur upplever de själva att lösningen fungerar? Be dem att notera i vilka sammanhang de upplevde problem eller att de ”fastnade” i något.
• Se till att det är tydligt för användarna hur de kan komma med kontinuerlig feedback och hur denna feedback sedan användas för att uppnå förbättringar. Om du erbjuder medarbetaren möjlighet att lämna feedback måste du också agera på det – får de aldrig återkoppling om vad som händer, så slutar de att göra det.
• Ha drivande ambassadörer som fångar upp återkoppling om verktyget i det dagliga arbetet. Någon bör äga ansvaret för respektive avdelning.
• Ställ frågor och gör egna noteringar – i veckomöten med dina medarbetare, exempelvis.

På WeSafe vet vi hur viktigt det är att involvera medarbetare i utvecklingen och uppföljningen av dina digitala verktyg. Har du frågor, eller vill du få fler tips om hur du ska gå tillväga på din resa mot digitalisering? Tveka inte att kontakta oss!