När är det läge att nylansera Office 365 i din organisation?

Peter Fritzon Blogg, Produktivitet

Känner du att det saknas struktur för hur ni använder Microsofts molntjänster inom organisationen? Är det otydligt vem som har ansvaret för vad? Lever tjänsterna sitt eget liv? I så fall kan det vara läge att nylansera Office 365 och göra allting rätt från början. I den här artikeln berättar vi hur du kan gå till väga när du behöver en nystart.

Använder din organisation Office 365 på ett optimalt sätt?

Teams, SharePoint, Onedrive, Dynamics 365, Flow, PowerApps, Power BI… Möjligheterna med Microsofts molnplattform och de verktyg som följer med din licens är snudd på oändliga. Men om du inte har gjort grundjobbet är det lätt att tappa kontrollen.

Allt fler företag kommer till oss med en känsla av att de inte jobbar optimalt med Microsofts molnplattform. Framförallt är det större organisationer med många anställda. Det kan till exempel saknas enhetlighet i hur man använder tjänsterna och en tydlig plan för hur arbetet ska drivas framåt. Vissa tjänster lever sitt eget liv medan andra tjänster inte används som det var tänkt. I det här läget kan det finnas en poäng i att börja om och få en ny start.

Det här är några av tecknen på att det kan vara aktuellt med en nylansering av Office 365 i din organisation:

  • Personalen uttrycker att de inte vet hur de ska jobba i verktygen.
  • Du har inte fått med dig verksamheten och användarna. Istället för att ta till sig nya arbetssätt fortsätter de göra som de alltid har gjort.
  • Det finns en osäkerhet kring vilka tjänster som ska användas till vad.
  • Dina medarbetare känner sig överväldigade av alla nya tjänster och all ny funktionalitet som lanseras.
Låt din partner visa vägen

Det första du bör göra är att vända dig till en partner som kan visa vägen. Risken finns annars att du börjar göra punktinsatser utan att ha en tydlig plan. Skapa en roadmap för hur ni ska arbeta med Microsofts molnplattform på lång och kort sikt. När planen är på plats kan varje enskilt beslut tas med hänsyn till en större bild.

Exempel på frågor som behöver redas ut är:

  • Vilka tjänster som ska användas till vad.
  • Hur ni ska jobba med tjänsterna och varför.
  • Hur ni ska dela dokument internt och externt.
  • Vad ni ska ha för namngivningsstandarder.
  • Vem som har rätt att göra vad.
  • Hur samarbetet ska fungera mellan IT och den övriga verksamheten.

Det är viktigt att ha en stabil grund, men man får inte glömma bort att det här är ett arbete som inte blir färdigt. Därför behöver ni också en plan för hur projektet ska drivas löpande framåt. Hur ska ni till exempel hålla er uppdaterade när Microsoft rullar ut ny funktionalitet? Även här kan er IT-partner spela en viktig roll. En bra partner ska hålla sig uppdaterad med vad som händer i plattformen och kontinuerligt föreslå vilka funktioner som skulle kunna stödja verksamhetens processer.

Engagera din personal

För att tjänsterna ska bli en naturlig del av det vardagliga arbetet är det viktigt att få med sig och engagera personalen. Utan ett gediget förändringsarbete finns det en risk att de anställda fortsätter göra som de alltid har gjort. Resultatet blir att alla jobbar på sitt eget sätt och då är det svårt att få ut det fulla värdet av tjänsterna.

För att få med sig personalen är utbildning ett viktigt verktyg. I och med att tjänsterna förändras och att det släpps nya funktioner hela tiden räcker det inte längre att hålla en utbildning var tredje år. Istället måste du hitta ett sätt att utbilda personalen kontinuerligt och göra det enkelt att hitta aktuell information. Ett bra tips kan vara att använda portaler där ni lägger ut information och löpande utbildningar inom de olika tjänsterna.

För att säkerställa att projekten fortsätter att utvecklas på ett bra sätt är det sedan viktigt att jobba kontinuerligt med att följa upp och hämta in feedback från verksamheten. På så vis kan du få veta vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra, hur processerna upplevs och om de anställda  önskar mer utbildning. Idag går det även att få värdefull statistik över hur tjänsterna används.

Vinsten är en effektivare verksamhet

När tjänsterna utnyttjas på ett bättre sätt kommer hela verksamheten att bli mer effektiv. Ju mer struktur som finns desto mindre tid kommer du att behöva lägga, eftersom alla i organisationen redan vet hur de ska jobba. Det får också effekten att ni få en bättre onboarding-process, vilket i sin tur kan leda till att det blir lättare att attrahera ny arbetskraft. Sist men inte minst kommer det att bli lättare att ta medvetna beslut och hålla era processer uppdaterade. Förhoppningsvis blir det här den sista nystarten ni behöver.

Vill du veta hur vi kan hjälpa dig att komma igång med Microsofts molntjänster? Kontakta oss här.

Share this Post



Image
Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe, 040 – 626 75 02, peterfritzon@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss Läs våra kundcase