5 smarte tips for mer effektiv intern kommunikasjon

I de fleste bedrifter dominerer fortsatt e-post - selv når det ikke er det beste verktøyet for det som skal kommuniseres. Det mange daglige Microsoft 365-brukere ikke vet, er at plattformen tilbyr flere alternativer som i mange tilfeller er bedre egnet. 

For å bøte på dette har jeg satt sammen mine beste tips til hvordan du og dine ansatte kan bruke plattformen til å kommunisere smartere og jobbe mer effektivt.  

 

Mye mer enn e-post

Stadig flere mennesker jobber på avstand uten det daglige møtet med kollegene sine. I stedet foregår mesteparten av tiden digitalt. Den "fysiske" kontakten kan ikke erstattes helt, men en ting er sikkert: Microsoft 365 tilbyr helt andre (og for mange fortsatt uoppdagede) muligheter for brukerne enn før. Men for å dra nytte av dem, må du gjøre følgende ta tak i en vane som er like vanlig som den er vedvarende: å bruke e-post til alt..

En kvalifisert gjetning er at 70-90 % går via e-postenten det er et raskt spørsmål til en kollega, et dokument som skal deles eller informasjon til alle om nye prosedyrer.

I dag er det mye lettere å nå ut med en nyheter via intranettet eller starte en chat med ansatte enn det pleide å være. Til å begynne med kan du gjøre det direkte i appen du bruker uten å måtte bytte app eller vindu.

Det handler bare om å skille mellom ulike typer kommunikasjon og velge kommunikasjonskanal deretter.

Når det er sagt, tid for tipsene!

 

Tips 1: Kommunikasjonssider for informasjon til mange

Generell bedriftsinformasjon som berører alle eller mange personer i bedriften er perfekt for kommunikasjonssider - for eksempel hjemmesiden til bedriftens intranett. Du kan ha én nettside for hele organisasjonen og én for hvert område, avdeling eller større team. HR kan for eksempel samle all HR-informasjon på én lett tilgjengelig side som alle kjenner til.

Unngå distraherende masseutsendelser til alle via e-post "til informasjon".. Informasjon drukner i tsunamien av e-post. Og i en Teams-kanal "kan" den lett forsvinne.

Det grunnleggende prinsippet er at all informasjon (og alle samtaler) skal være lett tilgjengelig for alle som trenger den, når de trenger den.

Kommunikasjonsside 

 

Tips nr. 2: Chat i Teams for rask kommunikasjon mellom ansatte

Hvis du er litt nølende til ideen om å "chatte på jobben", er du ikke alene. Men å chatte i Teams er ikke som å chatte med venner på sosiale medier. Det er langt mer effektivt enn e-post når du diskutere en idé i gruppen, eller når du ønsker å få et raskt svar på et spørsmål. Med unntak av en telefonsamtaleer det så nært å snakke med kolleger på kontoret som du kan komme uten å være der.

I tillegg kan de som chatter med hverandre i Teams, enkelt dele i samme app dokumenter, notatblokker og delte kalendere, holde videomøter og mye mer.

Når det er flere deltakere i chatten Jeg anbefaler emnebasert, temabaserte samtaler frem for store gruppechats, som let bliver ustrukturerede. Alle meldinger er da knyttet til et bestemt innlegg og er åpne, noe som gir mye kjennskap. Samtidig kan utvalgte emner og personer tagges - mer om det i neste tips!

Chat og tagging i Teams

Trådede samtaler og omtaler i Teams

 

Tips nr. 3: Tagg folk, ikke send epost

Bruk mentions enten du jobber i Teams, et Office-program eller Lists. I stedet for å sende en kopi av en Word-fil på e-post når du vil ha tilbakemelding på en tekst i Word, kan du tagge personen du vil ha tilbakemelding fra du vil ha tilbakemelding fra direkte i Word. Gjennom kommentarfunksjonen (skriv @navn) vil personen motta en umiddelbar forespørsel om tilbakemelding med en lenke til riktig dokument i riktig versjon, og kan svare direkte i dokumentet. Virkelig smidig.

Du kan bruke tagger på tvers av alle kanaler og apper hvis du vil at noen skal legge merke til noe du skriver. Men unngå å tagge hele teamet hvis bare én person er berørt. Du kan med andre ord kommunisere noe i én kanal som du vil at alle skal vite om, men tagge personen som skal håndtere det.

En annen grunn til å bruke mentions er at Microsoft Viva da kan sende deg relevant informasjon slik at du slipper å lete etter den, og gir deg innsikt i hvilke samtaler du har blitt tagget i, dokumenter som er delt med deg og mer.

Omtaler i Word

Mail når du har blitt nevnt i Word

 

Tips nr. 4: Delte kanaler i stedet for private kanaler

Nå kan du gi noen som ikke er medlem av et team tilgang til en delt kanal i teamet, uten å gi vedkommende tilgang til teamets andre kanaler. Dette er forskjellig fra pdelte kanaler i et team, som bare teammedlemmer har tilgang til.

De delte kanalene kan brukes både internt og av enkeltpersoner utenfor organisasjonen din. Det er en stor forbedring for sistnevnte, som ser den delte kanalen direkte i sitt eget teammiljø. direkte i sitt eget teammiljø under "Dine andre team" uten å måtte bytte miljø.

Delt kanal i Teams

 

Tips nr. 5: Bruk din personlige assistent

Alt som er skrevet i noen av kanalene er søkbart i Teams og på office.com. Der kan du også få et sammendrag av arbeidsflyten din; meldinger, filer og samtaler som er relevante for deg. Microsoft Viva samler sammen alt du trenger å holde styr på fra bedriftens intranettside, Teams-sidene dine, Teams-kanaler og chatter. Over tid blir det mindre å holde styr på selv.

Hvis du har gått glipp av en nyhet eller en melding vil den vises i en daglig e-post der Viva har oppsummert alt som er relevant for deg. Hvis du og kollegene dine virkelig samhandler med systemet Viva får data å jobbe med. Du kan fortelle systemet hvilke sider, kanaler eller grupper du ønsker å følge. Viva kan også vurdere hvilken informasjon som er relevant for deg tilhører teamet det gjelder. Hvis du ikke har besøkt en bestemt nyhetsside på en stund, ellereller tagget i en samtale, kan du få en påminnelse om å besøke siden eller samtalen. Jo mer du bruker systemet, jo mer får du ut av det.

 

Daglig e-post fra Viva

Viva insights holder deg oppdatert

 

Avslutningsvis, ikke vær redd for å bruke flere overflater og kanalermen hold hver samtale der den hører hjemme. Raske pucker i teamet kan med fordel håndteres direkte i appen alle jobber i.

 

Vil du vite mer om hvordan bedriften din kan kommunisere mer effektivt? Ta kontakt med oss!