Administrer filer og dokumenter i Microsoft 365 - sikkert og effektivt

Å få en produktiv og sikker brukeropplevelse mens du jobber på Microsoft 365-plattformen står høyt på Microsofts agenda. Derfor har vi i WeSafe sammen med Microsoft satt sammen en serie med opplæringswebinarer og artikler som har som mål å gi økt kunnskap og forståelse for hvordan du kan jobbe smartere, smidigere og bedre i plattformen. Denne gangen fokuserer vi på noe så grunnleggende, men så viktig, nemlig dokument- og filbehandling i Microsoft 365.

På kort tid har det skjedd mye innen digitalisering av organisasjoner og bedrifter. Mange har flyttet hele, eller deler av, filbehandlingen sin til skyen og Microsoft 365. Vi vet at mange brukere mangler kunnskap og forståelse for hvordan de kan jobbe optimalt med filer og dokumenthåndtering. Kanskje sitter du fast i gamle fotspor i stedet for å bytte til alle de nye mulighetene og verktøyene som tilbys.

Ikke la gamle rutiner forstyrre overgangen til jevnere dokumentbehandling i Microsoft 365

Bare å overføre filer og dokumenter til Microsoft 365, uten å sette nye rutiner og prosesser, taper fortjeneste. Gamle rutiner sitter igjen i ryggraden og det kan ta tid å komme inn i nye måter å jobbe på. Basert på vår erfaring med å flytte 15 000 brukere i 300 organisasjoner til Microsoft 365, har vi listet opp noen trinn som vi håper vil inspirere deg til å gå videre og begynne å jobbe smartere og smidigere. For deg som har drevet en stund kan det være greit å sjekke hvilke funksjoner du allerede bruker og hvilke som kan være verdt å fordype deg litt mer.

Sørg for at du bruker følgende funksjoner i Microsoft 365 for fil- og dokumentbehandling:

Tilgang til filer overalt

Onedrive, Sharepoint og Teams er for mange nye termer, og det kan være uklart hva som er hva. Generelt kan man si at Onedrive er Mine dokumenter i skyen, og takket være funksjonen «sikkerhetskopiering av viktige mapper» kan du jobbe videre i mappene dine på datamaskinen, skrivebordsdokumenter og bilder. Med den forskjellen at når datamaskinen gir opp eller blir stjålet, blir du alltid kvitt viktige data/dokumenter/filer. Den erstatter skrivebordet og ved å lagre/synkronisere til OneDrive unngår du risikoen for å "miste dokumenter" hvis du for eksempel skulle komme til å slette eller miste datamaskinen din. Du kan dele dokumenter via OneDrive med andre, men vi anbefaler at du flytter til Sharepoint og Teams, som er felles arbeidsområde for bedriften og hvor du deler og jobber med dokumenter med kollegene dine. Du velger selv om du vil jobbe online eller lokalt – alt synkroniseres i skyen.

Spar plass på harddisken

Fordi filene og dokumentene dine ligger i skyen kan du velge å lagre der fordi du har 1 TB plass, men kan også velge hvilke filer du også vil lagre midlertidig lokalt på datamaskinen for å kunne jobbe offline. Når du aktiverer filer på forespørsel, ser du alle filene i Windows Utforsker og får ny informasjon om hver fil. Nye filer opprettet på nettet eller på en annen enhet vises som bare nettfiler som ikke tar opp plass på enheten. Når du er koblet til internett, kan du bruke filene som alle filene på enheten.

Del filer som en lenke

For å unngå mange forskjellige versjoner av én og samme fil, spare tid, jobbe mer produktivt og få kontroll på hvem som faktisk har tilgang til filen, kan vi nå dele en lenke til filen. Du bestemmer hvem som skal få se, redigere, laste ned filer. Dette betyr at du har full kontroll over dokumentene dine og unngår alle de forskjellige versjonene som kan trenge å kompileres.

Versjonsbehandling sparer deg

Dokumentene og filene som er lagret i MS365 / OneDrive / Teams kan enkelt gjenopprettes til en tidligere versjon. Sammenlign forskjellige versjoner og få tilbake den du leter etter. Hver gang du lagrer dokumentet, lagres en ny versjon i bakgrunnen. I dag jobber du kanskje med Budget - versjon 1, Budget - versjon 2... Jobb i stedet med versjonshåndtering via nettet eller direkte i dokumentet i Office-pakken. Du kan få tilgang til tidligere versjoner via versjonshistorikkfunksjonen og kan deretter gjenopprette et dokument til en tidligere versjon, eller sammenligne forskjellige versjoner i samme vindu for å se hva som bør beholdes eller slettes.

Arbeid med filer og dokumenter i Utforsker

Enten du er en som elsker å jobbe på nettet eller lokalt, er verktøyene der. Flytt sømløst mellom Teams, Explorer, Desktop eller OneDrive på nettet. Alt for å holde produktiviteten høy.

Hvis du sletter ved en feil

Filene som er lagret på OneDrive eller i Teams får en ekstra søppelbøtte. Som gir beskyttelse når dokumenter slettes ved et uhell. Søppelet på skrivebordet og på nettet er ikke det samme. Hvis du tilfeldigvis sletter en fil eller hvis du ikke finner et dokument, er det greit å lete i papirkurven på nettet, office.com, hvor filene blir liggende i 90 dager og kan gjenopprettes. En god sikkerhetsfunksjon som gir trygghet.

Er du nysgjerrig på nøyaktig hvordan du skal gå frem for å bruke funksjonene ovenfor eller kanskje også få tips om hvordan du bruker etiketter, hvordan du jobber på forskjellige mobile enheter, de viktigste appene og mer, anbefaler vi at du tar en titt på vårt gratis webinar Fil og dokumentbehandling i Microsoft 365.

Har du full kontroll over filene og dokumentene dine i skyen? Vet du hvordan organisasjonen din drar best nytte av alle funksjonene til OneDrive, SharePoint og Teams? Ta gjerne kontakt med oss i WeSafe for å bestille en visning av ditt bruk.

 

 

Robert Veberg
Robert Veberg

Teknisk leder - Microsoft Modern Workplace

040-626 75 81robertveberg@wesafe.se

Inspirasjon og kunnskap direkte til innboksen din

Meld deg på vårt månedlige inspirasjonsbrev som gir deg tips, innsikt og råd om nye måter å jobbe på, prosesser og sikkerhet knyttet til Microsoft 365, Azure og ulike verktøy i Microsofts skyplattform.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, en plattform under konstant utvikling!

Hvordan holder du Microsoft 365-miljøet ditt oppdatert, produktivt, men også sikkert, dvs. Evergreen?

Les mer
Webinar

Fil- og dokumenthåndtering med Microsoft 365 - Brukeropplæring

Webinar - Fil- og dokumenthåndtering med Microsoft 365, brukeropplæring

Arbeid med filer og dokumenter så effektivt og sikkert som mulig

Les mer

Gratis demo av Microsoft Viva - din nye medarbeiderplattform

Tenk deg å ha tilgang til bedriftens intranett direkte i Teams. Med Microsoft Viva er det mulig, Viva er plattformen hvor ansattes kommunikasjon, engasjement, trivsel og kunnskap står i sentrum.

Les mer og bestill

Er du interessert i andre bloggartikler om produktivitet?

Vil du vite hvordan vi kan hjelpe din bedrift med å bli mer produktiv? Ta kontakt så forteller vi deg mer!