MK Illumination får sikre og fleksible verktøy for å jobbe hjemmefra

MK Illumination spesialiserer seg på tilpassede, ende-til-ende belysningsløsninger for sesongfester og temaattraksjoner. Selskapet produserer kommersielle belysningsprodukter og tilbyr en rekke lysdesigntjenester, som hjelper byer og butikklokaler med å gjøre hverdagsrom til ekstraordinære opplevelser. Med hovedkontor i Innsbruck, Østerrike, er selskapet aktivt over hele verden, lager ideer og leverer prosjekter gjennom sine datterselskaper i forskjellige land.

I 2019 brukte ansatte ved MK Illumination Microsoft Exchange Online med lokale kopier av Office-applikasjoner. De lagret firmadokumenter på tredjeparts skyfildelingstjenester og lokale filservere. Ofte var det flere versjoner av den samme filen lagret på lokale filservere, personlige harddisker og i skymapper. For å overkomme disse utfordringene begynte selskapet å se etter en versjons- og arbeidsflytautomatiseringsløsning for å holde den spesialiserte salgssyklusen og annen informasjon om forretningsprosesser oppdatert og nøyaktig.

Selskapets IT-partner, svenske WeSafe, foreslo et enhetlig, effektivt, smidig og skalerbart alternativ: oppgrader lisenser til Microsoft 365 Business Premium. Dette vil gi eksterne ansatte som salgsrepresentanter tilgang til de nyeste dokumentene uavhengig av hvor de jobber – og muligheten til å lage tilpassede Microsoft Teams-arbeidsflyter for prosjektledelse.

Automatiserte prosjektarbeidsflyter

I dag lagrer MK Illuminations ansatte all relevant prosjektinformasjon på ett sted med Teams, og finner dataene de trenger raskt, uten å måtte søke i flere mapper og apper. Arbeidere sikkerhetskopierer og deler automatisk filer med Microsoft Teams, og de chatter, ringer og holder videokonferanser med andre gjennom denne applikasjonen.

WeSafe, en 2017 Microsoft Partner of the Year, gikk et skritt videre i å forbedre samarbeidet ved å skape nye effektiviteter ved å bruke Microsoft 365 automatiserings- og integrasjonsverktøy. På en uke brukte partneren Power Apps til å bygge en ny app i Teams som integrerer verktøy som Planner og To Do for å definere og automatisere prosjektarbeidsflyter.

Hvert trinn i et prosjekt valideres og rutes til neste person i arbeidsflyten ved hjelp av Power Automate, som automatiserer manuelle prosesser med UI-flyter. Nå når ansatte starter et prosjekt, klikker de på en knapp for automatisk å sette opp Planner og en Teams-kanal. Alt fra å sende invitasjoner og oppgavepåminnelser og tildele oppgaver til arkivering av prosjekter gjøres nå fra denne nye appen. Ansatte legger ved dokumenter til prosjektoppgaver og redigerer filene sammen på nettet uten å forlate Teams-miljøet.

MK Illumination-ansatte har omfavnet denne nye måten å jobbe på for å bli mer effektiv, og samarbeider sømløst på ett sted med alle nødvendige verktøy.

Integrert identitet og datasikkerhet

Partneren opprettet også en chatbot for Teams ved å bruke Microsoft Power Virtual Agents. Chatboten administrerer arbeidsflytvarsler basert på informasjon om ansattes identitet fra Azure AD. WeSafe-løsningen tilbyr også enkeltpålogging og multifaktorautentisering drevet av Azure AD og trekker på disse identitetsdataene for å automatisk forhåndsutfylle informasjon i Teams arbeidsflyter og utføre oppgaver som å validere prosjektbudsjetter. Ansatte kan nå slå opp kollegers stillingsbetegnelser, organisasjonskartinformasjon og kontaktdetaljer med Teams chatbot.

Sikkerhet, som samarbeid, er nå integrert hos MK Illumination. Etter å ha oppgradert til Microsoft 365 Business Premium, implementerte kunden Office 365 Advanced Threat Protection for e-postsikkerhet for å beskytte mot skadelig programvare og phishing mens ansatte jobber med kunder og partnere fra hele verden. MK Illumination er fokusert på å styrke sikkerheten – selskapet planlegger å aktivere administrasjonsfunksjonene for mobile enheter i Microsoft Intune neste gang.

Arbeid i en ny virkelighet

Da den verdensomspennende pandemien vakte helse- og sikkerhetsbekymringer tidlig i 2020, brukte MK Illumination sin smidige nye arbeidsløsning fra Microsoft 365 for raskt, sømløst og sikkert å flytte kontoransatte til å jobbe hjemmefra. Ansatte får tilgang til alt ved hjelp av skyen, slik at selskapet ikke lenger trenger å vedlikeholde eller sikre en tredjeparts virtuell privat nettverksløsning (VPN) eller lokale filservere. Prosjektstyringsverktøy og dokumenter er alle tilgjengelige i Teams, slik at ansatte kan jobbe sammen fra hvor som helst ved å bruke alle typer internettforbindelser. Og MK Illumination fortsetter å få mest mulig ut av dataene sine ved å bruke lavkode, tilpassbare, automatiserte arbeidsflyter bygget av IT-partneren WeSafe.

Selv i denne nye virkeligheten er MK Illumination glade for å bruke flere av skyverktøyene og sikkerhetsfunksjonene som følger med Microsoft 365 for å bryte ned samarbeidssiloer, ettersom det skaper fantastiske lysopplevelser som bringer en følelse av undring til spesielle arrangementer og høytider.

Inspirasjon og kunnskap direkte til innboksen din

Meld deg på vårt månedlige inspirasjonsbrev som gir deg tips, innsikt og råd om nye måter å jobbe på, prosesser og sikkerhet knyttet til Microsoft 365, Azure og ulike verktøy i Microsofts skyplattform.

Er du interessert i andre bloggartikler om produktivitet?

Vil du vite hvordan vi kan hjelpe din bedrift med Microsofts skytjenester? Ta kontakt så forteller vi deg mer!