Hvordan administrere IT-budsjettet i tøffere tider (sjekkliste)

Etter år med økonomisk medvind har mange bedrifter blitt vant til en betydelig større IT-drakt enn de egentlig trenger. Nå som økonomien begynner å peke nedover, er det på høy tid å vurdere IT-kostnadene dine. 

Start med en undersøkelse av IT-bruken og kostnadene. Vurder deretter hvordan dine fremtidige behov ser ut. Forskjellen avslører hvor det er sparepotensiale, hvor stort det er, og hvordan det bør realiseres.  

Her kommer min sjekkliste over ting du må se på. 

Programvarelisenser 

Lisenser står for en stor del av en bedrifts kostnader, likevel møter vi mange som ikke har tatt hensyn til at ulike brukergrupper har ulike behov. 

Jeg pleier å anbefale bedrifter å kategorisere brukerne sine i grupper etter behov og validere behovet til lisensene som faktisk brukes. Noen brukere kan ha en Adobe-lisens de ikke trenger, eller klare seg med en mindre variant av lisensen de har. I mange tilfeller kan de gjøre jobben sin uten. Se på både brukerspesifikke og sentrale lisenser. 

Det er vanskelig å skalere ned lisenser med et lokalt miljø med egne servere. Bruker du skytjenester er det betydelig enklere. I Microsoft 365, for eksempel, kan en rekke brukere ha E3-lisenser som faktisk ville vært greit med business premium. For mobile ansatte og personell i felt er F-lisenser ofte tilstrekkelig (F står for frontlinjearbeider ). 

Det er heller ikke uvanlig at brukerlisenser som tilhører ansatte som har sluttet blir værende og koster penger. 

Telefoni 

Ta inn sitater fra andre operatører og sammenlign. Det er ofte mulig å få en bedre pris og vilkår ved å ta en kollektiv tilnærming når det står en kontrakt for bedriftens totale bruk på spill, enn når hver avdeling eller ansatt tegner sitt abonnement. 

Datalagring 

Mange bedrifters datalagring har en tendens til å svelle over tid. Se gjennom oppbevaringsretningslinjene dine for å redusere unødvendige lagringskostnader. Det bør være mulig å sette opp systemet slik at for eksempel 5 år gamle data automatisk slettes, eller flyttes til et arkiv hvor det er billigere å ha det. 

Hvis du skal investere i nye servere og ha en on-prem løsning, vurder en skyløsning som gjør det enkelt å måle det reelle behovet og skalere opp gradvis deretter for å unngå dyr overkapasitet. 

Personale 

Gå gjennom hva som er bra å ha internt og hva som er billigere å kjøpe inn. Skulle nedbemanning være nødvendig, er rådet som regel å gjøre det som kreves med en gang. Unngå gjentatte handlinger over tid da de kan introdusere usikkerhet og påvirke bedriftens produktivitet. 

IT-plattform 

Kategoriser IT-investeringene dine og prioriter de som gir besparelser. Still spørsmål til dem: er det riktig teknologi, riktige ressurser, har vi gode lisensvilkår i avtalene? 

En lokal on -prem- løsning innebærer en reell risiko for høye kostnader, dels dersom noe går galt, dels dersom bedriften faller bak teknisk slik at den mister produktivitet og konkurransekraft. Å velge skytjenester og standardløsninger er en måte å sikre seg mot dette. 

Nedskalering av skytjenester har også en direkte effekt på kontantstrømmen og bunnlinjen, i motsetning til å kutte ned på lokale lisenser eller egen maskinvare. Hvis bedriften din er liten eller mellomstor, er det ofte mye enklere å flytte til skyen. 

Enheter 

Bruk datamaskiner og mobiltelefoner lenger – i mange tilfeller varer de i fem år og trenger ikke å skiftes ut etter tre. Og prøv å optimalisere eller installere dem på nytt før du erstatter dem. 

Leverandører 

Gjennomgå alle dine avtaler og leverandører, ikke minst lisensavtalene. Legg merke til når de forfaller og når det er på tide å begynne å reforhandle eller avslutte dem. Er pris, levering eller annet en grunn til å ta inn et tilbud fra andre? Hvis leverandøren i disse inflasjonstider ønsker å heve prisene, be dem forklare og begrunne prisforslaget i detalj. 

Prosesser 

Still det enkle spørsmålet "jobber vi effektivt?" Hvis du har Microsoft 365, sørg for å dra nytte av plattformen og dens muligheter for å effektivisere arbeidet. Verktøy som Viva Goals kan forbedre bedriftens arbeidsflyter. Mange oppgaver kan automatiseres ved hjelp av Power Apps . Utnytt verktøyene du allerede har og omfavn den hybride måten å jobbe på. 

Microsoft 365 har det du trenger 

Få bedrifter har et helhetlig bilde av IT-en sin, så oversikt kan med andre ord være ditt konkurransefortrinn. Microsoft 365 har dashbord som raskt gir deg innsikt i hvilke lisenser og enheter som er tilgjengelige, deres kostnader og hvilke som brukes. Et utmerket grunnlag for en kartlegging som hjelper deg med å prioritere handlinger som har størst innvirkning på kostnadene. 

 

Vil du vite mer om hvordan din bedrift kan effektivisere IT? 

Ta kontakt!