Ta styringssystemet ditt fra teori til praksis med Microsoft 365

Styringssystemet er et uvurderlig verktøy for å konkretisere prosesser og kvalitetssikre virksomheten. Dessverre er det altfor ofte en uutnyttet ressurs. Ved å bygge et skreddersydd styringssystem ved hjelp av ulike funksjoner i Microsoft 365, kan du gå fra teori til praksis og få et levende styringssystem som faktisk brukes.

Har du et levende styringssystem?

Har du et styringssystem i dag som beskriver hvordan du styrer virksomheten din? Det er i så fall stor sannsynlighet for at man skulle ønske at det hadde blitt brukt i større grad, for å sikre at virksomheten drives i henhold til de rutinene man har lagt opp. Vårt syn er at bedrifter generelt sett er veldig flinke til å dokumentere sine flyter og prosesser som en del av kvalitetsarbeidet. Men ikke like flink til å gå fra teori til praksis.

For mange styringssystemer faller i glemmeboken

En grunn til at vi ser så mange ubrukte styringssystemer er at de er utviklet fordi det er noe «du burde ha», og ikke for å veilede de ansatte gjennom forretningsprosessene. Alt for ofte består styringssystemet av et mer eller mindre statisk prosesskart som beskriver flytene som finnes i organisasjonen og hva som bør skje i ulike prosesstrinn. I beste fall lenker den til dokumenter eller nettsider med mer informasjon, men mangler ofte en naturlig kobling til brukernes arbeidsflyt.

En forutsetning for at et styringssystem kan brukes i praksis er at det er der arbeidet foregår. For mange selskaper er dette stedet Microsoft 365.

Bygg et administrasjonssystem i Microsoft 365

Ved å bygge et styringssystem basert på de ulike funksjonene til Microsoft 365 kan du få et system som tar brukeren dit de skal for å utføre en bestemt prosess eller delprosess. I stedet for å sitte med et statisk dokument i hånden, kan brukeren gå inn i Teams, søke etter riktig kanal og klikke seg gjennom flyten. Fordi sjekklister, apper og dokumenter kan integreres i flyten, har brukeren tilgang til alt de trenger på ett sted, via sin digitale arbeidsplass.

Det at brukeren kan veiledes gjennom hele prosessen gir et insentiv til å faktisk bruke styringssystemet. For prosesseiere betyr dette større muligheter til å lage flytskjemaer og oppdatere sine prosesser. Dersom en ny sjekkliste skal brukes av alle i organisasjonen, kan prosesseier enkelt oppdatere gjeldende prosess, i stedet for å sende ut en e-post som de fleste har glemt når de trenger informasjonen.

Å bygge systemet er den enkle delen

En stor fordel med å basere ditt styringssystem på Microsoft 365-plattformen er at du kan få systemet tilpasset akkurat din organisasjon og prosesser. At systemet er skreddersydd for virksomheten kommer ikke minst sluttbrukeren til gode som opplever bedre brukervennlighet og en tydeligere kobling til sine arbeidsoppgaver.

Et typisk administrasjonssystem bygget i Microsoft 365 kan bruke Microsoft Visio for prosessflyten, Power Apps for å hente/presentere data i et brukervennlig grensesnitt og Power Automate for å automatisere ulike prosessbevegelser. Men teknologien og arbeidet med å bygge systemet er ofte den enkleste delen. Den største delen av arbeidet handler om å kartlegge prosesser og konkretisere i verkstedform hvilke behov som er. Mange bedrifter har allerede godt dokumenterte prosesser og for dem handler det mer om å gå over til et bedre verktøy for å få den brukerstøtten de ønsker.

Se styringssystemet som et pågående arbeid

Når vi i WeSafe hjelper en kunde med å bygge et styringssystem i Microsoft 365, bruker vi en smidig arbeidsmetode som er basert på at vi utvikler noen prosent av gangen med jevnlige avstemminger. Underveis i arbeidet er det ikke uvanlig at kunden oppdager nye prosesser som ikke er dokumentert og hvordan plattformen kan brukes til å understøtte disse. Dette gir også et innblikk i hvordan det er å jobbe videre med plattformen etter at arbeidet vårt er fullført. Et styringssystem skal ikke være noe som oppdateres annethvert år bare for at dokumentasjon skal være tilgjengelig – det skal være en selvsagt del av virksomheten og hvordan man jobber.

Vil du vite mer om hva du har å tjene på å bygge et styringssystem i Microsoft 365 og hva det kan bety for din bedrift? Kontakt oss så hjelper vi deg !