Veiled de ansatte til riktig informasjon med Microsoft Search

Ettersom informasjonsflyten øker i store organisasjoner, blir det vanskeligere å finne det vi leter etter. Microsoft Search er en sammenhengende søkefunksjon som gjør det enklere for bedriftens ansatte å finne riktig og relevant informasjon når de trenger det. Du som administrerer tjenesten kan også styre hvor søkene skal føre.

"Hvordan legger jeg inn en intern bestilling?", "Hvor finner jeg personalhåndboken?", "Hvor kan jeg se hvor mange feriedager jeg har igjen?". Spørsmålene som en ansatt kan trenge å få svar på i det daglige arbeidet er mange. Etter hvert som bedrifter samler inn mer og mer informasjon, blir det også vanskeligere å finne den.

Grunntanken er at informasjonen skal ligge hos den avdelingen som er ansvarlig for den aktuelle problemstillingen. Personalhåndboka ligger trolig på HR-avdelingens arbeidsplass og trenger du skjema for å bestille nytt datautstyr bør du se på IT-avdelingen. Så langt er det kanskje ingen problemer, men i store organisasjoner med mange arbeidsområder oppstår det komplekse mappestrukturer som krever mye av brukeren. Så fort en bruker gir opp for å i stedet spørre seg muntlig i organisasjonen, har det skjedd en svikt.

Microsoft Search - En ny måte å finne informasjon på

Å gjøre det enklere for brukere å navigere i IT-miljøet og intuitivt få tilgang til relevant informasjon er en vanskelig nøtt å knekke for mange bedrifter i dag. Ved å tenke bort fra den klassiske mappestrukturen er det mulig å finne nye måter å koble informasjonen sammen med brukeren.

Microsoft har lansert søkeverktøyet som en del av Microsoft 365. Det høres kanskje ikke så spennende ut med en ny søkefunksjon – men det er det. Microsoft Search er en sammenhengende søkefunksjon som du kan få tilgang til uansett hvor du er i Microsoft 365-miljøet. Søket gjøres i alle kanaler i økosystemet og resultatet blir det samme overalt, uansett om du jobber i Office 365, i Sharepoint, i Edge eller i en mobilapp. Nye teknologier som AI og Machine Learning brukes for å veilede brukeren riktig, mens avansert indeksering gjør filer og dokumenter fullt søkbare.

Riktig informasjon til rett tid

I de riktige hendene er Microsoft Search et ekstremt kraftig verktøy. Dersom Microsoft Search benyttes bør det oppnevnes en administrator, ofte IT-ansvarlig men kan også være f.eks. en HR-administrator. Som administrator får du ta del i detaljert informasjon om hva brukerne ser etter, se hvilke resultater de får og kontrollere hva som presenteres for dem.

Som et eksempel kan en ansatt som spør hva som gjelder ved sykefravær sendes direkte til en app eller et skjema. Den som søker etter personalhåndboken ender opp med en gang, i stedet for å måtte søke blant 200 sider som nevner ordet «personellhåndbok».

Resultatene som genereres av søkeordene kan sammenlignes med sponsede annonser i en søkemotor og vises på lignende måte øverst i søkeresultatene. Resultatene kan sendes til interne sider så vel som apper, feeds, sjekklister og eksterne ressurser.

Koble sammen spørsmål og svar

Mens Microsoft Search er et veldig kraftig verktøy, er det et verktøy som krever vedlikehold, men ikke så mye som du kanskje tror, og det å virkelig bruke tid på å koble de riktige svarene med de ulike søkene lønner seg i det lange løp. Da trenger ikke det kontinuerlige arbeidet med å holde systemet oppdatert å være veldig omfattende.

Som et første steg kreves det at man i bedriften starter en prosess hvor man identifiserer hva de ansatte ofte er ute etter (en stor del av søkene er som regel like uavhengig av bedrift). Siden det da genereres statistikk på de mest hyppige søkene, er det lurt å utpeke en redaktør som gjennomgår statistikken med jevne mellomrom. Da kan den respektive avdelingen sjekke at brukerne havner der de skal. Siden informasjonen ofte finnes allerede, handler det først og fremst om å koble riktig søkeord med riktige resultater.

Vi har allerede identifisert de vanligste problemene

Vi i WeSafe har kunnskapen til å hjelpe deg med å sette opp moderne IT-miljøer med Microsoft 365. Trenger du hjelp til å komme i gang med de nye funksjonene i Microsoft Search, har vi allerede identifisert de vanligste spørsmålene som ansatte vanligvis ønsker besvart og utviklet ferdige maler på ulike områder. Du kan selvfølgelig også få hjelp hvis noe mangler på svarsiden, som apper, sjekklister, policyer og personalmanualer.

Vil du vite mer om hvordan du kan dra full nytte av potensialet til Microsoft Search? Kontakt oss så hjelper vi deg!

Peter Fritzon
Peter Fritzon

ADMINISTRERENDE DIREKTØR

040 - 626 75 02peterfritzon@wesafe.se

Inspirasjon og kunnskap direkte til innboksen din

Meld deg på vårt månedlige inspirasjonsbrev som gir deg tips, innsikt og råd om nye måter å jobbe på, prosesser og sikkerhet knyttet til Microsoft 365, Azure og ulike verktøy i Microsofts skyplattform.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, en plattform under konstant utvikling!

Hvordan holder du Microsoft 365-miljøet ditt oppdatert, produktivt, men også sikkert, dvs. Evergreen?

Les mer

Gratis demo av Microsoft Viva - din nye medarbeiderplattform

Tenk deg å ha tilgang til bedriftens intranett direkte i Teams. Med Microsoft Viva er det mulig, Viva er plattformen hvor ansattes kommunikasjon, engasjement, trivsel og kunnskap står i sentrum.

Les mer og bestill

Er du interessert i andre bloggartikler om produktivitet?

Vil du vite hvordan vi kan hjelpe din virksomhet med å vokse i Microsoft 365? Ta kontakt så forteller vi deg mer!