Nøkkelen til vellykkede IT-prosjekter: Engasjerte medarbeidere
Når nye digitale arbeidsmetoder skal implementeres, er det lett å snøballe inn i hardere verdier – teknologi, ytelse, implementeringstid og kostnader. Historisk har de jobbet i store prosjekter med oppstartsløsninger hvor brukerne har måttet tilpasse seg teknologien som er tilgjengelig. Men med dagens stadig mer dynamiske løsninger og fokus på produktivitet og brukervennlighet, må ansatte involveres i mye større grad enn tidligere, for at den tekniske investeringen skal omsettes til merverdi for virksomheten.
Fra statiske til dynamiske IT-løsninger
Tidligere har tekniske systemer hatt begrensede muligheter for tilpasninger. IT har stått for ganske statiske løsninger og har derfor ikke måttet engasjere brukerne mer enn gjennom noen opplæring. I stedet har de ofte startet fra toppnivå, hvor for eksempel ledergruppen har vært hovedkravstiller.
Takket være skytjenester som Microsoft 365 er det mulig å skreddersy teknologien dynamisk for å møte behovene til virksomheten. Det kan oppleves som uvanlig å engasjere alle brukere i arbeidet med å utforme løsningene. Mange ganger kan det til og med være en frykt for at hvis for mange mennesker er involvert, vil prosjektet ta tid. Men uten at prosjektet drives videre «nedenfra», med hjelp fra de ansatte, er det dessverre dømt til å mislykkes.
Hva kan jeg tjene på det?
En viktig del av å utnytte ny teknologi handler om å fange opp problemene som finnes i eksisterende prosesser og tilrettelegge ved hjelp av de tekniske verktøyene. Uten genuin innsikt i de faktiske utfordringene ansatte står overfor, vil imidlertid den nye teknologien aldri fullt ut tilby de riktige løsningene. Og behovene vil aldri bli dekket dersom den ansatte ikke er engasjert og involvert i utformingen av disse løsningene.
I tillegg skal ansatte være bevisste på hvorfor de velger å endre arbeidsmåter gjennom ny teknologi og hva de har å tjene på endringen. Ellers er risikoen stor for at den nye løsningen ikke blir brukt så mye som du ønsker – eller til og med på riktig måte. I verste fall kan ansatte til og med bli fiendtlige og i stedet finne egne løsninger utenfor selskapets IT-plattform – såkalt skygge-IT – for å avhjelpe mangelfulle prosesser og arbeidsmetoder. På denne måten havner bedriftsinformasjon utenfor bedriftens IT-miljø, noe som setter IT-sikkerheten i fare og som ved personopplysninger også strider mot GDPR.
Tips: Hvordan engasjere dine ansatte
For at dynamiske IT-løsninger skal komme til sin rett, må brukerne derfor holde dem i live; som igjen krever at ansatte er engasjerte og føler seg involvert i innføringen av de nye digitale måtene å jobbe på. Det er mange måter å engasjere ansatte på, og her har vi samlet noen av våre tips:
- Start med å holde en eller flere workshops hvor ansatte har mulighet til å komme til orde og gi sine synspunkter på hvordan arbeidet fungerer i dag og hvordan du ønsker at det skal fungere. Finn deretter muligheter for å bygge nye, forbedrede måter å jobbe på gjennom de nye digitale verktøyene. Du kan også utlyse interne konkurranser der de beste forbedringsforslagene vinner noe.
- Flytt viktige prosesser som engasjerer mange ansatte til det nye verktøyet slik at de må komme i gang og bruke det. Ferieplanlegging eller tidsrapportering, for eksempel.
- Ha ambassadører for verktøyet innenfor hver funksjon/avdeling. Ambassadøren skal være en engasjert medarbeider som har vilje til å drive arbeidet videre med hensyn til de spesifikke behovene til sin arbeidsgruppe. Ambassadøren bør være mer en endringsleder enn en teknisk kyndig person – det viktige er å drive engasjement og endre atferd.
- Presenter informasjon om ny funksjonalitet i et forståelig og brukervennlig format – altså ikke for teknisk. Det viktige er å tydelig vise nytten for brukeren.
En kvittering for en vellykket IT-investering
Ansatte er den største ressursen i virksomheten din. Det er til syvende og sist de som sørger for at de nye måtene å jobbe på faktisk blir tatt i bruk. For å lykkes med innføringen av en ny digital måte å jobbe på, er det de ansattes innspill som først og fremst styrer hvordan løsningene bygges opp. Det er de som virkelig vet hvor manglene er, hva som kan forbedres og hvordan det daglige arbeidet kan forbedres gjennom smartere prosesser.
Først når dine ansatte føler seg involvert og forstår fordelene med de nye verktøyene vil du få avkastning på investeringen. Hvis alle er involvert, kan du også kontinuerlig optimalisere verktøyene gjennom iterative forbedringer. Engasjement er på en måte et bevis på at implementeringen av et nytt verktøy virkelig har lykkes.
Vil du vite mer om hvordan vi i WeSafe tenker om vellykkede IT-prosjekter? Velkommen til å kontakte oss!
