Er personellinformasjonen din korrekt?

Hånden på hjertet – hvor mange steder, i hvor mange ulike registre, systemer eller dokumenter er informasjon om dine ansatte lagret på akkurat din arbeidsplass? Dessverre er det få som kan svare rett i ryggen "på ett sted"... Sannsynligvis finnes det informasjon litt overalt, og kan variere litt avhengig av hvor du leter. Spørsmålet er - hvordan kan du stole på at de virkelig er nøyaktige og oppdaterte?

Derfor blir personellinformasjonen din utdatert

I mange organisasjoner behandles de samme dataene flere forskjellige steder. Problemet er at selv om ambisjonen er å holde dem oppdatert overalt, skjer det sjelden til slutt. Derfor er informasjonen om personalet ofte ufullstendig eller utdatert siden siste oppdatering, da nye medarbeidere kan ha blitt ansatt, gamle kan ha sluttet eller ansatte kan ha byttet stilling i bedriften.

Organisasjonskartene som finnes i vår virksomhet er derfor i mange tilfeller utdaterte fordi denne typen oppdateringer ikke har høy prioritet. Det kan ikke oppfattes som «forretningskritisk», og det brukes heller ikke informasjon daglig. Du kan helt "vente litt" med å gjøre oppdateringen.

I større organisasjoner ligger ofte ansvaret for å holde informasjonen oppdatert på bordene til ulike ansatte, i ulike deler av organisasjonen. Endringene følger ofte en prosesskjede hvor ikke alle blir informert om endringer samtidig. I stedet blir informasjonen distribuert på ulike stadier, på ulike stadier av organisasjonsendringen.

Hvorfor din personellinformasjon bør holdes oppdatert

Så hvorfor er det egentlig så viktig at ansattes informasjon holdes oppdatert? For dine ansatte må du føle deg trygg på at informasjonen som er tilgjengelig i registre, faktisk er korrekt. Dersom de ikke stoler på informasjonen, velger de i stedet alternative måter å finne riktig informasjon på. Noen kan til og med lage egne registre med for eksempel kontaktinformasjon som er paret lokalt på skrivebordet. Dette er vanskelig fordi den nye databeskyttelsesforordningen, GDPR, stiller økte krav til kontroll av personopplysningene som flyter innad i organisasjonen.

For en nyansatt blir mangelen på oppdatert informasjon problematisk på andre måter. Som nytt medlem i en ny bedrift er det viktig at du enkelt kan få oversikt over organisasjonen og hvilke ansatte som inngår i hver del. Riktig informasjon må være lett tilgjengelig for at den nyansatte skal kunne navigere seg gjennom organisasjonen på en ukomplisert måte.

Oppdater all personalinformasjon overalt, samtidig med Microsoft 365

Et av problemene er at dersom ansattes informasjon oppdateres ett sted, skjer ikke endringene andre steder. Da oppstår det lettere feil og forvirring og det er også tidkrevende å måtte oppdatere samme informasjon på en rekke forskjellige steder. Den administrative prosessen kan dermed effektiviseres betydelig.

I Microsoft 365 er det så mye data knyttet til hver bruker at du ofte kan danne deg en klar ide om hvordan en ansatts rolle ser ut bare ved å se på brukerprofilen. Oppdateringer av personellinformasjon gjøres og de trer i kraft overalt samtidig, de er samlet på ett sted og du kan få tilgang til dem fra Teams-visningen. Med andre ord, du trenger aldri å forlate arbeidsområdet for å få tilgang til personalinformasjon:

Det faktum at personalinformasjonen er basert på Microsoft 365 skaper en rekke fordeler:

  • Du får tilgang til de samme dataene om personalet, uansett hvor du er, uansett hvilken sammenheng du trenger dem
  • Informasjonen er pålitelig og oppdatert
  • Informasjonen er samlet på ett sted
  • Oppdateringer trer i kraft overalt
  • Du sparer tid gjennom mindre administrasjon – informasjonen oppdateres kun på ett sted

 

Hos WeSafe hjelper vi deg med å bruke Microsoft 365 slik at all din personellinformasjon oppdateres umiddelbart for alle brukere i hele miljøet ditt. Vil du vite hvordan? Kontakt oss !

 

Annica Tunster
Annica Tunster

Teknisk leder - Power Platform

040 - 626 75 20annicatunster@wesafe.se

Inspirasjon og kunnskap direkte til innboksen din

Meld deg på vårt månedlige inspirasjonsbrev som gir deg tips, innsikt og råd om nye måter å jobbe på, prosesser og sikkerhet knyttet til Microsoft 365, Azure og ulike verktøy i Microsofts skyplattform.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, en plattform under konstant utvikling!

Hvordan holder du Microsoft 365-miljøet ditt oppdatert, produktivt, men også sikkert, dvs. Evergreen?

Les mer

Gratis demo av Microsoft Viva - din nye medarbeiderplattform

Tenk deg å ha tilgang til bedriftens intranett direkte i Teams. Med Microsoft Viva er det mulig, Viva er plattformen hvor ansattes kommunikasjon, engasjement, trivsel og kunnskap står i sentrum.

Les mer og bestill

Interessert i andre bloggartikler om Microsoft 365?

Vil du vite hvordan vi kan hjelpe din virksomhet med å vokse i Microsoft 365? Ta kontakt så forteller vi deg mer!