Ta kontroll over Teams: 6 nøkkelinnstillinger som du ikke må gå glipp av
Microsoft Teams utvides stadig med ny funksjonalitet og nye integrasjonsmuligheter. Så hvis du ikke har besøkt de sentrale innstillingene på lenge, er det på høy tid nå. Gjennom de sentrale innstillingene kan plattformen skreddersys for å fremme produktivitet og samarbeid i akkurat din organisasjon. Visste du for eksempel at det er en funksjon for automatisk å fjerne inaktive team? I denne artikkelen deler vi våre beste tips!
Innstillinger som kan ses på nytt
Hvis organisasjonen din bruker Microsofts chat-baserte samarbeidsplattform Teams, har du mest sannsynlig gått gjennom nøkkelinnstillingene – om ikke annet ble det gjort da du skulle begynne å bruke verktøyet. Men hvis du ikke har besøkt dem siden da, har du gått glipp av noe.
Som resten av Office 365, er Teams i stadig utvikling med ny funksjonalitet og nye integrasjonsmuligheter. For å maksimere fordelene med Teams er det derfor viktig å holde styr på hva som skjer i plattformen, og kanskje fremfor alt å ikke glemme hvor mye den kan tilpasses. Her er våre beste tips om hva du kan gjøre i de sentrale innstillingene til Teams.
Angi en policy for hvilke lag som kan opprettes
Det faktum at hvem som helst i organisasjonen spontant kan starte sitt eget team er en av sjarmen til et intuitivt samarbeidsverktøy som Teams. Men hvis du opplever at det blir forvirrende og vanskelig å navigere riktig på grunn av at for mange brukere oppretter for mange grupper, kan det være på tide å sette opp en policy for hvilke team som kan opprettes. I innstillingene kan du blant annet sette opp en begrensning som lar kun utvalgte personer i organisasjonen opprette nye team.
Slett inaktive team automatisk
Vår erfaring er at grupper sjelden fjernes fra Teams. Det trenger ikke å være et problem – men det kan være et hvis det er en håndfull forskjellige lag for det samme, skapt av forskjellige mennesker ved forskjellige anledninger. Alle som har jobbet lenge i bedriften kan sikkert navigere riktig, men for en nyansatt er det en utfordring å vite hvilket team som er det rette. For å få bedre struktur og orden kan du stille inn slik at du får et varsel når et lag har vært inaktivt en stund. Så får du velge om du vil beholde den eller ikke. Hvis du plutselig oppdager at du mangler et lag, kan du raskt og enkelt gjenopprette det innen 60 dager.
Innstillinger for appintegrasjoner
For de som ønsker å gjøre Teams til selve navet i organisasjonens arbeidsflyt, er det mulig å koble Office 365-apper, bots og eksterne tjenester direkte til Teams. Å samle alt relatert til brukernes prosjekter på ett sted kan være enkelt – men det er ikke en tvang. Hvis du vil at Teams skal være et rent diskusjonsområde fritt for distraksjoner, er det en innstilling der du bestemmer om det skal være mulig å integrere apper i Teams og hvem som kan gjøre det.
Hvordan skal meldinger fungere?
Bør brukere krydre meldingene sine med morsomme gifs? Skal den som skriver en melding få beskjed når noen har lest den? Skal en bruker få slette en allerede skrevet melding? I de sentrale innstillingene kan du sette på detaljert nivå hvordan tjenesten skal brukes og hva som skal tillates i de ulike kanalene. Undersøk de ulike valgene og ta de valgene som fremmer produktiviteten, uten å gjøre det for strengt for den saks skyld. Kanskje det er nok om de gif-ene kan brukes i en kanal som heter «moro»?
Begrens hvor mye gjester kan se
Hvis en bruker ønsker å kunne dele skjermen sin med en gjestebruker er det ikke tillatt som standard, men noen ganger kan det rettferdiggjøres og da er det en innstilling for det. Det er viktig å huske på at policyen du setter opp i Teams må gjenspeile selskapets sikkerhetspolicy. I noen tilfeller kan det være flott at hvem som helst kan inviteres til bedriftens Teams – men det er også en risiko for å tillate uautorisert tilgang til intern informasjon.
Bestem hvor lenge samtalene skal lagres
Hvis du aldri går inn og sletter samtalene, vil det over tid samles mye informasjon i Teams. Selv om Teams kan fungere som en informasjonsbank, bør den ikke brukes som et forretningssystem. Da er det en bedre idé å fremheve viktig informasjon og sette en policy som for eksempel innebærer at alle kanalmeldinger slettes etter seks måneder og at chattemeldinger forsvinner etter tre. Disse innstillingene gjør det enkelt å gjenspeile GDPR-samsvar og personvernregler.
Vi i WeSafe hjelper deg som kunde med å få mest mulig ut av dine Office 365-lisenser. En viktig del handler om å holde seg oppdatert på hvilke funksjoner som lanseres og hva de kan bety for akkurat din organisasjon. Vil du vite mer om hvordan du kan bruke Teams for å maksimere produktiviteten og samarbeidet i virksomheten din? Kontakt oss her .