Salgs-, markedsførings- og importselskap øker datasikkerheten og reduserer driftskostnadene med Microsoft 365 (eng)

Movement Group Nordic har base i Malmö og Stockholm, Sverige, og spesialiserer seg på å tilby salgs-, import- og markedsføringstjenester til merkevarer som ønsker å distribuere produktene sine til dagligvarebutikker, nærbutikker og restauranter over hele Sverige. Movement Group Nordic ble opprettet da to selskaper basert i Sverige fusjonerte, og er et etablert og pålitelig navn i regionen.

Den nylige sammenslåingen var imidlertid ikke uten de vanlige voksesmerter. De to selskapene, Movement Sales Partner og Movement Business Partner, hadde ulike forretningsmodeller og ulike løsninger på plass for å tilrettelegge deres behov. Mens Movement Business Partner opererer fra et sentralisert sted, har Movement Sales Partner et desentralisert nettverk av feltsalgsrepresentanter som spenner over hele Sverige. Disse feltsalgsrepresentantene opererer i små, individuelt administrerte, produktspesifikke grupper.

Selskapet møtte en langsom introduksjonshastighet for nye salgsgruppemedlemmer, som hovedsakelig opererte via e-post og IT-løsninger som ikke var godkjent for intern bruk, inkludert WhatsApp, Facebook Messenger og SMS-grupper. Mens Movement Sales Partner hadde gått over fra servere på stedet til Microsoft Office 365 tilbake i 2013, hadde Movement Business Partner ikke det. Bedriften trengte en enhetlig løsning som ville forbedre kommunikasjonskanaler, effektivisere driften og gi robust sikkerhet for mobile enheter.

Med våre ansatte spredt over hele landet, var flytting til skyen en nødvendighet. Med Microsoft 365 har vi økt produktiviteten vår, samlet kommunikasjonen vår og redusert driftskostnadene våre.

- Emma Trygg, finansdirektør i Movement Group Nordic

Flytter til skyen

Uten intern IT-avdeling henvendte Movement Group Nordic seg til sin mangeårige teknologipartner WeSafe IT, en Microsoft-partner med gullkompetanse innen Cloud Platform og Cloud Productivity for små og mellomstore bedrifter. På grunn av det nære samarbeidet mellom de to selskapene, visste spesialister hos WeSafe med en gang at Microsoft 365 Business ville bidra til å forbedre produktiviteten, redusere driftskostnadene og støtte selskapets mobile og kontorbaserte arbeidsstyrke.

Overgangen til Microsoft 365 ga Movement Group Nordic en førsteklasses mulighet til både å fornye selskapets bruk av allerede implementerte Office 365-løsninger som Microsoft SharePoint Online og å ta i bruk ytterligere løsninger som Microsoft Teams og Intune. Hver av disse nye implementeringene har hatt innvirkning på hele selskapet, med de mest dramatiske forbedringene som oppleves av selskapets nettverk av feltsalgsrepresentanter.

Et nytt online hjem i SharePoint

Mens Movement Group Nordic har brukt SharePoint siden 2013, benyttet ikke selskapet seg av funksjoner utover løsningens grunnleggende filhåndterings- og delingsmuligheter. Med overgangen til Microsoft 365 omfavnet selskapet SharePoint mer fullstendig, og skapte et nytt intranett for begge virksomheter gjennom SharePoint-nettsteder. "All informasjon som våre ansatte trenger er i SharePoint Online," sier Emma Trygg, finansdirektør i Movement Group Nordic. "Vi har bedriftsnyheter, lenker, medarbeiderhåndbøker og kalendere. Med våre ansatte så spredt, er det virkelig den beste og mest effektive måten å dele informasjon på. ”

Dette er også første gang ansatte utenfor hovedkontorene har hatt tilgang til SharePoint. For nyansatte feltsalgsrepresentanter er endringen dramatisk og velkommen. Onboarding-prosessen for en nyansatt foregår på hovedkontoret i Malmö, men det er en informasjonsrik opplevelse som varer en hel dag. Etter ombordstigning måtte feltarbeidere stole på at ledergruppen deres kunne fortsette utdannelsen eksternt. Med SharePoint kan disse ansatte oppdatere bedrifts- og produktkunnskapen proaktivt.

Ansatte trenger ikke å bekymre seg for å åpne dokumenter utenfor deres område heller fordi selskapet bruker SharePoint til å kontrollere tilgangen til sensitiv informasjon. "SharePoint Online gjør det utrolig enkelt å administrere hvem som har tilgang til hvert dokument, selv med to selskaper," sier Maria Hoffsten, markedskoordinator i Movement Group Nordic. "Vi kan drive så mye selv at vi egentlig ikke trenger en IT-avdeling."

"All informasjon som våre ansatte trenger er i SharePoint Online. Vi har bedriftsnyheter, lenker, medarbeiderhåndbøker og kalendere. Med våre ansatte så spredt, er det virkelig den beste og mest effektive måten å dele informasjon på”.

- Emma Trygg, finansdirektør i Movement Group Nordic

Sterkere relasjoner gjennom Teams

Med Microsoft Teams bruker ikke ansatte lenger en rekke ikke-godkjente verktøy for kommunikasjon. Individuelle salgsledere utveksler enkelt meldinger med selgere, og ansatte som flytter fra en salgsgruppe til en annen blir raskt kjent med kollegene sine. – Hver salgsgruppe har sin egen Teams-kanal, sier Hoffsten. «De deler dokumenter, snakker om hverdagslige problemer og kan kontakte oss på kontoret mye raskere når de trenger salgsstøtte eller har tidssensitive spørsmål. Vi har redusert den interne trafikken til e-postsamtaler med Teams og på grunn av det spart mye tid. ”

Salgsgrupper bruker Teams for å styrke relasjoner. «Fordi vi er spredt over hele Sverige, har vi innført ukentlige salgsmøter gjennom Teams. Salgsgruppemedlemmer kan se hverandre – det er mer effektivt og hjelper dem å bygge en følelse av kameratskap. De møtes ansikt til ansikt fire ganger i året, og Teams hjelper dem med å opprettholde god gruppesamhold og lagånd i mellom.»

Ansatte deler også sine daglige suksesser gjennom Teams. Hvis en feltsalgsrepresentant bygger en attraktiv skjerm i en butikk, kan de dele den med gruppen, og kolleger kan legge igjen tillitserklæringer, komme med kommentarer og dele tips relatert til bildet. Disse interaksjonene hjelper nyansatte å bli kjent med produktene deres og salgsgruppene mye raskere enn med de tidligere uadministrerte IT-løsningene.

"Vi bruker Teams for å forenkle onboarding," sier Hoffsten. «Ansatte kan se alle navn og bilder av kollegene sine. Det er lettere for dem å være en del av teamet enn det er gjennom Messenger, hvor du må dele din personlige profil på Facebook, eller via SMS, hvor du ikke ser dem i det hele tatt.»

"Vi bruker Teams for å forenkle onboarding... Det er lettere for dem å være en del av teamet enn det er gjennom Messenger, hvor du må dele din personlige profil på Facebook, eller via SMS, hvor du ikke ser dem i det hele tatt".

- Maria Hoffsten, Marketin-koordinator i Movement Group Nordic

Forbedret datasikkerhet med Intune

Fordi Movement Group Nordic er sterkt avhengig av å plassere sin feltsalgsrepresentant på kundesteder, er telefoner og nettbrett en nødvendig del av arbeidsdagen deres. For å bidra til å overholde den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR), implementerer selskapet Microsoft Intune, en enhets-agnostisk skybasert administrasjonsløsning. Gjennom Intune kan Movement Group Nordic lage appbeskyttelsespolicyer som bidrar til å holde bedriftsdata trygge.

Hvis en ansatt forlegger enheten sin, kan kontoen deres fjernslettes for å holde bedriftsdata unna feil hender. I tillegg, hvis en ansatt forlater selskapet, trenger ikke lenger den gamle enheten å sendes til hovedkontoret for videredistribusjon. Movement Group Nordic kan sende enheten direkte til neste bruker, og en ny bruker kan deretter logge på enheten med firmaapper ved å bruke sin egen legitimasjon. De vil kun ha tilgang til informasjonen de trenger for sin stilling, uavhengig av hvem som brukte enheten sist.

Med enhetlige kommunikasjonskanaler, styrkede datahåndteringsverktøy og en sterkere følelse av teamarbeid, er ansatte i Movement Group Nordic nå dyktigere enn noen gang, enten de er på kontoret eller på farten.