Er informasjonen om de ansatte korrekt?

Hvorfor personalinformasjonen din blir utdatert

I mange organisasjoner behandles de samme dataene på flere forskjellige steder. Problemet er at selv om ambisjonen er å holde dem oppdatert overalt, er dette sjelden tilfelle. Resultatet er at medarbeiderdataene ofte er ufullstendige eller utdaterte siden forrige oppdatering, ettersom nye medarbeidere kan ha blitt ansatt, gamle medarbeidere kan ha sluttet, eller medarbeidere kan ha byttet stilling i selskapet.

Organisasjonskortene som finnes i vår virksomhet, er derfor i mange tilfeller utdaterte, ettersom denne typen oppdateringer ikke har høy prioritet. Det oppfattes kanskje ikke som "forretningskritisk", og det er heller ikke informasjon som brukes daglig. Det er bare å "vente litt" med å gjøre oppdateringen.

I større organisasjoner ligger dessuten ansvaret for å holde dataene oppdatert ofte hos forskjellige ansatte i ulike deler av organisasjonen. Endringer følger ofte en prosesskjede der ikke alle blir informert om endringer samtidig. I stedet distribueres informasjonen på ulike nivåer, på ulike stadier av organisasjonsendringen.

Derfor bør personalinformasjonen din holdes oppdatert

Så hvorfor er det så viktig å holde medarbeiderdataene oppdatert? De ansatte må føle seg trygge på at informasjonen som er tilgjengelig i registrene, er korrekt. Hvis de ikke stoler på dataene, vil de velge andre måter å finne riktig informasjon på. Noen kan til og med opprette sine egne registre, for eksempel for kontaktinformasjon, som er koblet sammen lokalt på skrivebordet. Dette er vanskelig fordi den nye personvernforordningen (GDPR) stiller økte krav til kontroll av personopplysningene som flyter i organisasjonen.

For en nyansatt blir mangelen på oppdatert informasjon også problematisk på andre måter. Som nyansatt i et nytt selskap er det viktig at du enkelt kan få oversikt over organisasjonen og hvilke medarbeidere som inngår i de ulike delene. Riktig informasjon må være lett tilgjengelig, slik at den nyansatte kan navigere gjennom organisasjonen på en ukomplisert måte.

Oppdater all personalinformasjon overalt, samtidig med Microsoft 365.

Et av problemene er altså at hvis medarbeiderinformasjonen oppdateres ett sted, skjer ikke endringene andre steder. Dette fører til feil og forvirring, og det er også tidkrevende å måtte oppdatere den samme informasjonen på mange forskjellige steder. Den administrative prosessen kan derfor effektiviseres betydelig.

I Microsoft 365 er det så mye data knyttet til hver enkelt bruker at du ofte kan få et klart inntrykk av hvordan en ansatts rolle ser ut bare ved å se på brukerprofilen. Hvis det gjøres oppdateringer i personalinformasjonen, gjenspeiles de overalt samtidig, de er samlet på ett sted, og du har tilgang til dem fra Teams-visningen. Du trenger med andre ord aldri å forlate arbeidsområdet for å få tilgang til personalinformasjonen:

Det at personalinformasjonen er basert på Microsoft 365 gir en rekke fordeler:

• Du får tilgang til de samme dataene om medarbeiderne dine, uansett hvor du er og i hvilken sammenheng du trenger dem.
• Dataene er pålitelige og oppdaterte
• Informasjon er samlet på ett sted
• Oppdateringer påvirker overalt
• Du sparer tid gjennom mindre administrasjon - informasjonen oppdateres på ett sted.

WeSafe hjelper deg med å bruke Microsoft 365 slik at all personalinformasjon oppdateres umiddelbart for alle brukere i hele miljøet. Vil du vite hvordan? Ta kontakt med oss!