Nyanställda stannar i företag med genomtänkt introduktionsplan

Per Liljenberg Blogg, digitaltransformation, Infrastruktur, Produktivitet

Alla har vi någon gång varit nyanställda. En tid som i de allra flesta fall är spännande och samtidigt utmanande genom den veritabla korvstoppning av nya kunskaper som ofta medföljer. Men den första tiden i ett nytt bolag kan också vara helt avgörande för hur anställningen kommer att te sig över tid. Något som ofta brister är arbetet med introduktion av nyanställda – en schemalagd struktur över vad som ska göras under den nyanställdes första tid i företaget för att han eller hon ska kunna börja arbeta. Nya studier visar att den så kallade on-boarding-perioden har visat sig spela en betydligt större roll än vad man tidigare trott…

Introduktion av nyanställda – tar längre tid än man tror

Givetvis ingår det ett stort antal rent praktiska delar i en introduktion av nyanställda. Man måste exempelvis ha en dator, telefon med abonnemang, en växelanknytning samt tillgång och licenser till rätt system och applikationer. Men det stora arbetet är det som omfattar själva kunskapsutbytet mellan den nyanställde och den kompetens som redan finns i bolaget.

Många av oss har nog en relativt positiv bild av hur snabbt en nyanställd kan anses vara ”upplärd” och redo att ta sig an den nya rollen fullt ut. De flesta skulle kanske uppskatta att det tar mellan en och tre månader att komma in i de nya rutinerna och börja arbeta på ett lönsamt sätt. Sanningen är att det ofta tar upp till åtta månader innan den nyanställde uppnår den produktivitetsnivå som förväntas.

Många frågor – och bara en kan svara

Det som många gånger tar upp mest tid under introduktion av nyanställda är allt det informationssökande som den nyanställde måste ägna sig åt. Om det inte finns någon struktur i utformningen av on-boardingen består introduktionsperioden i hög grad av att den nyanställde måste fråga sig fram. Detta tar upp oerhört mycket tid, inte bara för den nyanställde, utan även alla dem som blir tillfrågade på vägen.

Saknas det tydliga processer vid upplärning finns det inte heller någon tydlig information om vem som ansvarar för vad. På så sätt blir fler än nödvändigt inkopplade då det dyker upp frågor – trots att det ofta bara finns en person som sitter på svaret.

Att det bara är en person som kan svara på frågor om något gör dessutom kunskapsöverföringen väldigt personbunden. Det skapar ytterligare problem i och med att ”allt” står och faller med huruvida just den personen är på plats eller inte.

Bristfällig dokumentation ger ineffektiv introduktion av nyanställda

Om man som nyanställd känner att man tar upp allt för mycket av sina kollegers tid genom alla de frågor som ständigt dyker upp, kan det även resultera i att man låter bli att ställa dem, och på så sätt sitter ännu längre med arbetsuppgifter man inte kan slutföra.

Det som gör att skon klämmer är att det alltför ofta saknas dokumenterade processer att utgå från. Man vet inte helt enkelt inte var informationen finns att hitta. Det finns inga gemensamma dokument med rutiner och policydokument, och om det finns så är de sparade lokalt på någons dator.

Om sådan information däremot samlas på ett och samma ställe där alla har tillgång till den, har den nyanställde möjlighet att på egen hand hitta många av svaren på sina frågor. Dels innebär detta att han eller hon snabbare kan bli produktiv i sin roll, dels innebär det att färre i den redan etablerade personalstyrkan måste lägga tid på att guida och svara på frågor.

Introduktionen av nyanställda avgör hur länge en anställd stannar i företaget

Huruvida en nyanställd har en god upplevelse av sin första tid i en ny roll på ett företag kan avgöra om han eller hon sedan väljer att stanna kvar i företaget eller ej. Studier visar att 69 % av de nyanställda var mer benägna att stanna kvar i företaget i åtminstone tre år om introduktionstiden uppfattades som positiv. Hur de anställda upplever on-boardingen beror i hög grad på hur pass stukturerad introduktionsplanen var och hur lätt det var att få tillgång till den information som behövdes.

Grundregeln för informationstillgänglighet är att ingen ska behöva ta del av sådant som man inte behöver. Men den som behöver informationen ska kunna hitta den på ett enkelt sätt. Kort och gott –informationen ska vara tillgänglig för rätt person vid rätt tillfälle.

Idag finns helt nya sätt att bygga upp kommunikationen i ett företag så att alla data kan samlas i en portal kring. Med rätt verktyg kan er verksamhet med enkla medel implementera eller förbättra intranätsfunktionaliteten effektivisera kommunikationen med hjälp av olika chatt- och videofunktioner, planeringsverktyg, listor och flöden.

Under introduktionsperioden underlättar det avsevärt att samla all information på ett och samma ställe, så att det är sökbart och den nyanställde själv kan söka svaren på sina frågor. Många har till och med tillgång till funktionaliteten och betalar för den i befintliga licenser – utan att använda sig av den.

Vill du veta mer om hur du kan maximera potentialen i Office365? Kontakta oss på WeSafe!

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter

Skrivet av

Per Liljenberg

Cloud Specialist, 040 - 626 75 01, perliljenberg@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss
Läs fler bloggposter