Nyckeln till lyckade IT-projekt: Engagerade medarbetare

Annica Tunster Blogg, Produktivitet, Säkerhet och Efterlevnad

När nya digitala arbetssätt ska implementeras är det lätt att snöa in på hårdare värden – teknik, prestanda, implementeringstid och kostnader. Historiskt har man ju arbetat i stora projekt med startklara lösningar där användarna fått anpassa sig till den teknik som står till buds. Men med dagens alltmer dynamiska lösningar och fokus på produktivitet och användarvänlighet måste medarbetarna engageras i betydligt högre grad än tidigare, för att den tekniska investeringen ska kunna omsättas till mervärde för verksamheten.

Från statiska till dynamiska IT-lösningar

Tidigare har tekniska system haft begränsade möjligheter till anpassningar. IT har ansvarat för tämligen statiska lösningar och har därför inte behövt engagera användarna mer än genom eventuella utbildningar. Istället har man ofta utgått från toppnivå där exempelvis ledningsgruppen varit främsta kravställare.

Tack vare molntjänster som Microsoft 365 är det möjligt att skräddarsy tekniken dynamiskt för att möta verksamhetens behov. Det kan upplevas som ovant att engagera alla användarna i arbetet med att utforma lösningarna. Många gånger finns kanske även en rädsla för att om alltför många involveras drar projektet ut på tiden. Men utan att projektet drivs på ”underifrån”, med hjälp av medarbetarna, är det tyvärr dömt att misslyckas.

What’s in it for me?

En viktig del i att dra nytta av ny teknik handlar om att fånga upp den problematik som finns i befintliga processer och underlätta med hjälp av de tekniska verktygen. Utan genuin insikt om de faktiska utmaningar som medarbetarna står inför kommer dock den nya tekniken aldrig fullt ut att erbjuda rätt lösningar. Och behoven kommer aldrig att fångas upp om medarbetaren inte är engagerad och delaktig i utformningen av dessa lösningar.

Dessutom måste medarbetarna vara medvetna om varför man väljer att förändra arbetssätt genom ny teknik och vad de har att vinna på förändringen. Annars är risken hög att den nya lösningen inte används i så hög grad som man önskar – eller ens på rätt sätt. I värsta fall kan medarbetarna till och med bli fientligt inställda och istället hittar egna lösningar utanför företagets IT-plattform – så kallad shadow IT – för att råda bot på bristande processer och arbetssätt. På så sätt hamnar företagsinformation utanför företagets IT-miljö, något som äventyrar IT-säkerheten och som, i de fall det rör sig om personuppgifter, dessutom strider mot GDPR.

Tips: Så engagerar du dina medarbetare

För att dynamiska IT-lösningar ska komma till sin rätt krävs alltså att användarna håller dem vid liv; något som i sin tur kräver att medarbetarna är engagerade och känner sig delaktiga i införandet av de nya digitala arbetssätten.

Det finns mängder av sätt att engagera medarbetare och här har vi samlat några av våra tips:

  • Inled med att hålla en eller flera workshops där medarbetarna får möjlighet att komma till tals och ge sina synpunkter på hur arbetet fungerar idag och hur man helst skulle vilja att det fungerade. Hitta sedan möjligheter att bygga nya, förbättrade arbetssätt genom de nya digitala verktygen. Ni kan även utlysa interna tävlingar där bästa förbättringsförslag vinner något.
  • Flytta viktiga processer som engagerar många medarbetare till det nya verktyget så att de blir tvungna att komma igång och använda det. Semesterplanering eller tidrapportering, exempelvis.
  • Ha ambassadörer för verktyget inom varje funktion/avdelning. Ambassadören ska vara en engagerad medarbetare som har en vilja att driva arbetet framåt med hänseende till sin arbetsgrupps specifika behov. Ambassadören bör vara mer av en förändringsledare snarare en tekniskt kunnig person – det viktiga är att driva engagemang och förändra beteenden.
  • Presentera information om ny funktionalitet i ett begripligt och användarvänligt format – det vill säga, inte för tekniskt. Det viktiga är att tydligt visa på nyttan för användaren.
Ett kvitto på en lyckad IT-investering

Medarbetarna är den största tillgången i din verksamhet. Det är i slutänden de som ser till att de nya arbetssätten faktiskt tas i bruk. För att lyckas med införandet av ett nytt digitalt arbetssätt är det medarbetarnas input som i första hand ska styra hur lösningarna byggs upp. Det är ju de som verkligen vet var bristerna finns, vad som skulle kunna bli bättre och hur det dagliga arbetet skulle kunna förbättras genom smartare processer.

Först när dina medarbetare känner delaktighet och förstår nyttan med de nya verktygen kommer du att få avkastning på din investering. Är alla engagerade kan man även kontinuerligt optimera verktygen genom iterativa förbättringar. Engagemang blir på sätt och vis ett kvitto på att implementationen av ett nytt verktyg verkligen har lyckats.

Vill du veta mer om hur vi på WeSafe tänker kring lyckade IT-projekt? Prenumerera på vårt nyhetsbrev eller kontakta oss direkt!

Share this Post




Image
Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Annica Tunster

Utbildningsansvarig/SharePoint-specialist, Tel: 040–626 75 20, annicatunster@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss Läs våra kundcase