Produktivitet, effektivitet och besparingar med Microsofts intranät

Per Liljenberg Blogg, Produktivitet

Vad är egentligen ett intranät 2018? Intranät idag används väldigt olika från organisation till organisation och har nästintill hunnit bli ett föråldrat begrepp. Vi behöver utmana gamla sanningar eftersom intranät idag kan betyda något helt annat än vad det gjorde förr. Så vad innebär den nya generationens intranät och hur ska du bygga dem bäst – för att få ut mest?

Gamla sanningar om intranät

Många föreställer sig intranät som en portal för gemensam information till medarbetarna på ett företag. Som en intern hemsida med ett antal olika funktioner och en samling av länkar som leder till olika typer dokument. Eller som en digital anslagstavla där det publiceras organisationsövergripande nyheter. Intranätet är en samlingspunkt för information som exempelvis en nyanställd kan utgå från för att lära sig mer om verksamheten, titta i personalhandboken samt läsa om interna processer och policyer. Det kan röra sig organisationsövergripande såväl som enhetsspecifik information för verksamheten.

En av utmaningarna har varit att få de anställda att verkligen använda intranätet. Historiskt sett har intranäten i huvudsak innehållit statisk information vilket gjort att personalen inte lockats att använda dem eftersom det sällan funnits något nytt att hitta där. Ofta har det dessutom bara varit en person, inom IT-avdelningen, som ansvarat för att informationen uppdateras vilket gjort att övriga delar av organisationen inte har blivit engagerade i att hålla innehållet vid liv.

Den nya generationens intranät från Microsoft

I den nya generationens intranät ligger delaktighet och interaktion i fokus och alla företagets medarbetare har möjlighet att komma med input. Intranätet blir helt enkelt mer demokratiskt. Tidigare krävdes det IT-kompetens för att göra ändringar och uppdatera innehållet och det blev för de flesta en alltför utdragen process att ändra något. Nu kan underhållsansvaret i Microsofts intranät fördelas på hela organisationen eftersom det inte är lika tekniskt utmanande att göra ändringar. Innehållet kan därför lättare hållas aktuellt och relevant.

Man kan även skapa reactive content – det vill säga, intranätet vet vem du är och presenterar information som är relevant för dig i din roll i bolaget. Det kan visa dina senast använda dokument, dina uppgifter för dagen, din användarprofil i intranätet och så vidare.

Istället för den digitala anslagstavla som användes förr kan du nu använda helt nya typer av kommunikationsplattformar som är integrerade med intranätet. Rent konkret kan det röra sig om att du som användare av Office 365 sköter kommunikationen i Teams, Yammer eller en kombination av de båda.

Den verktygslåda som intranätet utgör är plötsligt mycket större. Du har tillgång till verktyg som inte fanns i äldre intranät och som nu kan hjälpa dig att automatisera interna processer. Om du förr skulle göra en semesteransökan lades den kanske upp som en Excel-fil på intranätet. Idag kan du istället använda en app i datorn eller telefonen som gör att hela ansökningsförfarandet kan automatiseras och rätt personer får information om vad som händer med din ansökan löpande.

Tänk rätt när du bygger ditt Microsoft intranät

Ett intranät använt på rätt sätt skapar värde i organisationen. För att få ut detta värde finns det vissa saker du bör tänka på när du bygger ett intranät. Vid implementation av ett nytt system i en verksamhet brukar det oftast handla till 80 procent om teknik och 20 procent om införande – det ska vara tvärtom. Tekniken ska inte styra; processerna måste sättas först. Tänk istället – vilka processer har vi problem med och hur kan intranätet ge stöd åt dem? Allt kommer inte magiskt att lösa sig för att du har ett intranät.

Det gäller att inte vara alltför ambitiös – ett intranät blir aldrig bättre än vad det underhålls till. Tänker du skapa ett intranät som du sedan inte har tid att göra något med är det lika bra att inte ha något alls. Gör hellre för lite än för mycket på en gång och bygg istället på successivt. Du kan börja i väldigt liten skala.

Det viktigaste är att du har en tydlig målbild och strategi. Vad vill du åstadkomma med ett intranät? Skapa därför ett tydligt ramverk för hur ditt Microsoft intranät ska användas och vem som ansvarar för de olika delarna. Tänk på att ansvaret kan spridas ut på ett större antal individer och helt andra typer av kompetenser inom ett bolag. Eftersom det nu är individer inom affärsverksamheten som kan lägga till information i intranätet, till skillnad från tidigare då det var en liten andel medarbetare med IT-kompetens, bör det även vara personer nära kärnverksamheten som har ansvar för de olika delarna av intranätet. Du måste även arbeta för att skapa incitament för personalen att använda intranätet. Mål och syfte måste därför kommuniceras tydligt internt och tidigt i processen, så att alla förstår vad man vill uppnå, och vad de individuella fördelarna kommer att innebära.

Lugn – vi hjälper dig!

Vi på WeSafe IT kan hjälpa dig att bygga ditt Microsoft intranät baserat på vilka behov och önskemål du har. Vi inleder med workshops där vi identifierar behoven, hjälper dig i hur du ska tänka för att skapa en tydlig målbild. Därefter bygger vi, rent tekniskt, lösningen åt dig. Med andra ord skapar vi intranätet, gör migreringen och hjälper till i det efterföljande arbetet.

Ökad produktivitet och effektivitet är naturligtvis en stor del av vinsterna med den nya generationens intranät, men det är även en fråga om besparingar. Traditionellt sett har intranät kunnat vara väldigt dyra men i och med att steget är mindre att ta med Microsofts lösningar och inte tekniskt lika komplicerat som det varit förr, så kostar det mindre – trots att man kommer längre.

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter Läs kundcase Skåne Stadsmission
Skrivet av

Per Liljenberg

Cloud Specialist, 040 - 626 75 01, perliljenberg@wesafe.se


Kontakta oss Läs fler bloggposter