Så mycket tid läggs på mail för intern kommunikation i organisationer

Peter Fritzon Blogg, digitaltransformation, Infrastruktur, Produktivitet

I en av våra andra artiklar kring versionshantering kan ni läsa om hur ineffektiva arbetssätt bygger upp en IT-skuld på sikt, om man inte moderniserar genom att upprätta bättre rutiner för versionshantering och annan fil- och dokumenthantering. En annan vanlig insikt är att den interna mailkorrespondensen formligen exploderar. Medarbetare drunknar i mail och känner sig alltmer otillräckliga i takt med att inboxen fylls på. Ineffektiva mailförfaranden kan påverka såväl kommunikation som effektivitet i ett företag på ett negativt sätt.

Varför inte använda e-posten för all kommunikation i organisationer?

När det är mycket att göra minskar ofta intern kommunikation i organisationer när behovet egentligen ökar. I en liten organisation kanske man förlitar sig till muntlig kommunikation och när behovet ökar saknas rätt verktyg för att hantera det växande behovet. E-post är i dessa situationer inte snabbt nog. En modern organisation behöver mer strukturerade metoder och bättre verktyg för att den interna kommunikationen ska fungera även i pressade situationer. Grundprincipen är att den som inte är i behov av informationen ska aldrig behöva se den, men den som behöver informationen ska lätt kunna hitta den.

Genom att använda e-post för all intern kommunikation i organisationer skapar man en situation där många blir överösta med information som egentligen inte är relevant. ”Jag skickar till alla utifall att de också vill ha informationen”. Eller: ”Jag ställer frågan till tio personer i hopp om att få svar av en som är tillgänglig”. Fungerar taktiken har nio personer läst mejlet i onödan – och samtliga kanske agerar på det. På det här viset fyller vi snabbt inkorgen och skapar ineffektivitet och stress. Risken är överhängande att viktig information missas och att arbetsdagen äts upp av små störningsmoment genom ett ständigt inflöde av mail som måste hanteras –oavsett om det är relevant eller inte.

E-post för intern kommunikation i siffror

Föreställ dig att du varje gång du lagade mat och saknade något, släppte det du hade för händerna för att springa till affären och köpa enbart den varan. Hur mycket tid skulle du då lägga på att gå till affären? Och hur mycket nytta i köket skulle du egentligen göra?

Det är lätt att se hur ineffektivt det är att arbeta enligt matlagningsexemplet ovan – ändå är det precis så vi ofta hanterar våra mail. Uppgifter från University of California-Irvine University visar att vi då vi skiftar fokus från en arbetsuppgift till en annan, inte återfår koncentrationen på den ursprungliga uppgiften förrän efter upp till 20 minuter. Detta är precis vad som händer då vi får en notifikation om nytt mail och genast avbryter det vi håller på med för att svara på det.

Som om det inte räckte ägnar vi omkring 28 procent av vår arbetsvecka åt att läsa och svara på e-post. Det är nästan 2,5 timmar per dag! Hisnande siffror från McKinsey Global Institute, kan tyckas. Dessutom är det, som vi nämnde tidigare, långt ifrån alla mail som är värda vår uppmärksamhet – endast omkring 38 procent av de mail vi tar emot per dag är verkligen relevanta för oss.

Räcker inte att kommunikation i organisationer ”bara funkar”

Medvetenheten omkring hur mycket tid som går åt i onödan är tämligen låg – de flesta reflekterar förmodligen inte så mycket över det. Att e-post inte alltid är effektivt framgår dock med tydlighet och i takt med att våra arbetsplatser blir alltmer mobila och vi inte längre är samlade på en och samma plats i lika hög grad som förr, kommer vi att förlora ytterligare i effektivitet då anställda inte jobbar från kontoret. Om arbetsplatsen inte moderniserar sina lösningar, vill säga.  

Många som har invändningar mot att byta eller förnya lösningar för kommunikation i organisationer och arbetssätt försvarar sig genom att säga att deras lösning ändå funkar. Idag räcker det inte med att IT ”bara funkar” – den tiden är förbi. Det kommer inte att skapa den konkurrenskraft du behöver för att klara dig framåt. Kortfattat kan man beskriva det så att om alla får information om allt, resulterar det slutligen i att ingen får information om något… De nya arbetssätten bygger på att alla ska ha tillgång till rätt information, vid rätt tillfälle, vilket gör att tillgängligheten avgör. Samtidigt måste den information som görs tillgänglig personifieras, så att det som är relevant för just dig, är det som når dig.

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter
Läs referenscase Headbrands
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe, 040 – 626 75 02, peterfritzon@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss
Läs fler bloggposter
Läs referenscase Headbrands