Så underlättas administrationen i Microsoft 365:s HR-modul

Per Liljenberg Blogg, Produktivitet

HR-rollen innebär en stor mängd administration. Det kan röra sig om allt från hantering av persondata om de anställda, till kontrakt, friskvård och sjukintyg. Ofta hanteras uppgifterna i en mängd olika system och man sitter därigenom på dubbel, kanske trippel, information om användarna eller av de anställda. Med HR-modulen för Microsoft 365 kan du samla informationen på ett ställe och har möjlighet att automatisera en mängd processer genom olika appar och tjänster.

GDPR-säkra uppgifter om dina anställda i HR-modulen

Att samma uppgifter om anställda finns lagrade i flera olika system kan komma att innebära problem i och med att kraven skärps kring behandling av personuppgifter i och med införandet av det nya regelverket GDPR. Fördelen med Microsofts lösning är att all information hämtas från ett och samma ställe – det vill säga användarens konto i Office 365. En annan stor fördel ur ett GDPR-perspektiv är att när all denna information finns samlad på detta sätt blir den även sökbar och på så sätt mer lätthanterlig.

Enklare administration vid rekrytering

En nyrekrytering innebär allt som oftast en rejäl pappersexercis och en hel del persondata om den anställda ska samlas in. HR-modulen i Microsoft 365 skapar en strikt process för informationsinsamling vid rekrytering där all data samlas på ett enda ställe. När informationen uppdateras så slår den igenom överallt där den används.

Den nyanställde fyller själv i informationen i ett formulär som lagras i Sharepoint som ingår i Office 365. HR och den nyanställdes närmsta chef blir notifierad om att informationen finns tillgänglig. Genom denna digitala insamling av information försvinner många steg i den ofta förekommande manuella process, eftersom formulären inte först behöver fyllas i av den nyanställde, för att sedan gå vidare till dennes chef som i sin tur ska vidarebefordra dem till HR och så vidare, och så vidare. Samma information bearbetas istället vid olika tillfällen, av olika instanser i organisationen – men genom samma underlag.

I HR-modulen finns en mall för de uppgifter som behövs till anställningskontraktet. Informationen hämtas automatiskt från det formulär med uppgifter som den nyanställde redan har fyllt i. Filen sparas under HR i personalmappen och ligger sökbar i SharePoint för behöriga användare.

Automatiserade processer för förberedelser inför nyanställning

En mängd förberedelser ska göras innan den nyanställde är på plats – nycklar, parkeringsplats, dator, telefon och så vidare. Informationen om den nyanställde måste därför fördelas till de olika avdelningarna för att de ska kunna förbereda allt innan personen är på plats. IT behöver viss information, närmsta chefen en annan och receptionen en tredje. För detta finns en checklista i HR-modulen som är kopplad till ett automatiserat flöde av olika händelser.

När HR fått anställningskontraktet sätter de igång checklistans händelsekedja och rätt information distribueras till rätt avdelning i organisationen. Det skickas även ut automatiska påminnelser om det är så att delar av checklistan inte har klarmarkerats inom en viss tid. På så sätt säkrar man upp att allt är förberett och klart i god tid innan den nyanställda börjar.

Digitalt introduktionsprogram i HR-modulen

När den nyanställda väl är på plats krävs också en genomtänkt on-boarding-process som inleds redan första arbetsdagen. Den nyanställde har en mängd uppgifter att utföra och information att ta till sig – att lära sig navigera i personalhandboken, ladda upp en profilbild till intranätet, skicka ett meddelande till alla om att hon/han har börjat, och så vidare. För alla dessa uppgifter finns en app där dessa uppgifter är samlade samt länkar och information om var man hittar information för olika delar av organisationen. Här hittar man bland annat länk till personalhandboken, utbildningar, policyer, friskvårdssida, länk till den grupp som personen ska arbeta i. Som ett digitalt introduktionsprogram för den nyanställde.

Microsoft 365:s HR-modul – ingen ”one size fits all”-lösning

Microsofts HR-modul kan bäst beskrivas som en portal för att hantera olika HR-relaterade frågor i medelstora och större företag. Apparna och funktionerna är framtagna för att förenkla processer och den administration som är knutna till de anställda. HR-modulen består dels av den information och de funktioner som personalen ser och kan ta del av – klassisk intranätsfunktionalitet. Dels av de funktioner som HR administrerar och som den övriga personalen inte kommer åt. Den kan anpassas och användas efter verksamhetens individuella behov och är inte en paketerad som en ”one size fits all”-lösning.

HR-modulen åskådliggör för organisationen vilken information om de anställda som de faktiskt behöver ha koll på och säkerställer att alla vet vem som ansvarar för vad. Detta för att etablera rutiner så att de olika uppgifterna faktiskt genomförs. HR-modulen bistår med färdiga processer och hjälpmedel för uppföljning. 

Behörigheten kan segmenteras så att viss information endast blir tillgänglig för en viss grupp. Användarna kommer helt enkelt åt den information som de behöver ha tillgång till och inget annat – det som inom GDPR kallas för privacy by design (inbyggd integritet).  

Vill du veta mer om hur du kan underlätta ditt HR-arbete i Microsoft 365 – hör av dig så berättar vi mer!

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Per Liljenberg

Cloud Specialist, 040 - 626 75 01, perliljenberg@wesafe.se


Kontakta oss Läs fler bloggposter