Dataskyddsförordningen – nödvändigt ont eller nya möjligheter?

25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen i kraft och vi måste börja agera nu. Mer och mer står att läsa i pressen och frågorna handlar om vad vi måste göra, vad kommer det kosta? Vad händer om vi inte agerar? Det är självklart relevanta frågor och måste besvaras, men det finns en annan aspekt som borde diskuteras:

Vad kan den nya dataskyddsförordningen göra för oss?

Förordningen tvingar oss att se över alla processer som omfattar någon form av personuppgift. Detta leder i sin tur till att vi kommer att behöva anpassa flera av dessa processer så vi kan leva upp till de nya kraven.
Vi kommer även behöva gå igenom vår data och klassificera den för att framöver kunna identifiera våra personuppgifter. Två tunga jobb som måste göras – men varför inte passa på att titta på hur vi kan effektivisera, automatisera och klassificera vår data på andra sätt som ger oss andra mervärde?
När ni ändå måste analysera er data så kan ni passa på att göra andra förändringar som leder till effektiviserade processer, minskade administrationskostnader och kanske nya insikter om era kunder.
Office 365 erbjuder en ypperlig plattform för digitalisering och automatisering. Många av våra kunder har tagit steget in i Office 365 redan, men nu är det dags att ta nästa.

Frågor att ställa sig

• Kan vi automatisera några av våra manuella processer?
• Kan vi klassificera vår data på andra sätt som gynnar oss i andra sammanhang?
• Kan vi passa på och digitalisera annan data samtidigt?
• Kan vi identifiera andra möjligheter?
Om vi får tro Gartner så är det digitalisering man ska satsa på. Sluta slösa pengar på affärssystemen – digitalisera istället!

Låt oss konkretisera. Semester och frånvaro måste hanteras. Oftast innefattar detta flera steg som måste genomföras manuellt:

• Semesterförfrågan initieras
• Godkännande från chef
• Uppdatering av semesterlista
• Meddelande till lönekontoret

• Bokas i kalender
• Skapa frånvaromeddelande

Gemensamt för dessa steg är att det är samma data som ska behandlas i samtliga moment. Många bolag hanterar stegen separat och i många fall manuellt.
När vi digitaliserar vår miljö så öppnas nya möjligheter. Vi kan återanvända samma data i olika sammanhang.
Med hjälp av Office 365 flow kan dessa steg minimeras från sex till två – Förfrågan och godkännande.
Sist men inte minst, att vara GDPR redo är en kvalitetsstämpel som ni kommer kunna använda er av i många sammanhang – inte minst som ett konkurrensverktyg.

 

Martin Liljenberg
Martin Liljenberg

Affärs och utvecklingsansvarig/ Grundare

040 – 626 75 03martinliljenberg@wesafe.se

Inspiration och kunskap direkt till din inbox

Signa upp dig för vårt månatliga inspirationsbrev som ger dig tips, insikter och råd om nya arbetssätt, processer och säkerhet kopplat till Microsoft 365, Azure och olika verktyg i Microsofts molnplattform.

Kostnadsfri Säkerhetsanalys av er Microsoft 365-miljö

Få konkreta och handfasta tips på hur du bättre kan skydda din organisation

Läs mer och boka

Är du intresserad av andra bloggartiklar från Wesafe?

Vill du veta hur vi kan hjälpa ditt företag att utvecklas med Microsofts molntjänster? Hör av dig så berättar vi mer!