Stämmer din personalinformation?

Annica Tunster Blogg, GDPR, Produktivitet, Säkerhet och Efterlevnad

Handen på hjärtat – på hur många ställen, i hur många olika register, system eller dokument finns uppgifter om dina medarbetare lagrade på just din arbetsplats? Tyvärr är det få som rakryggat kan svara ”på ett och samma ställe”… Förmodligen finns uppgifter lite varstans, och skiljer sig kanske åt en aning beroende på var du letar. Frågan är – hur kan du lita på att de verkligen stämmer och är uppdaterade?

Därför blir din personalinformation utdaterad

I många organisationer behandlas samma data på flera olika ställen. Problemet är att även om ambitionen är att de ska hållas uppdaterade överallt, så blir det sällan så i slutänden.  Därför är ofta uppgifterna om personalen ofullständiga eller inaktuella sedan senaste uppdateringen, då nya medarbetare kan ha anställts, gamla kan ha lämnat eller så kan medarbetare ha bytt position inom bolaget.

De organisationsscheman som finns i våra verksamheter är därför i många fall utdaterade eftersom den här typen av uppdateringar inte är högprioriterade. Det uppfattas kanske inte som ”affärskritiskt” och är heller inte information som används på daglig basis. Man kan helt ”vänta lite” med att göra uppdateringen.

I större organisationer ligger dessutom ansvaret för att hålla uppgifterna uppdaterade många gånger på olika medarbetares bord, i olika delar av organisationen. Förändringarna följer ofta en processkedja där alla inte informeras om förändringar samtidigt. Informationen distribueras istället i olika led, i olika skeden av organisationsförändringen.

Varför din personalinformation bör hållas uppdaterad

Så varför är det egentligen så viktigt att uppgifter om de anställda hålls uppdaterade? För dina medarbetare behöver man känna tilltro till att de uppgifter som finns tillgängliga i register verkligen stämmer. Om de inte litar på uppgifterna så väljer de istället alternativa vägar för att hitta rätt information. Somliga kanske till och med upprättar egna register med exempelvis kontaktuppgifter som paras lokalt på skrivbordet. Det är vanskligt eftersom den nya dataskyddsförordningen, GDPR, ställer ökade krav på kontroll av de personuppgifter som flödar inom organisationen.  

För en nyanställd blir bristen på uppdaterad information problematisk på andra sätt. Som ny i ett nytt bolag är det viktigt att du på ett enkelt sätt kan få en överblick av organisationen och vilka medarbetare som ingår i respektive del. Rätt uppgifter behöver finnas lättillgängliga för att den nyanställde ska kunna navigera sig genom organisationen på ett okomplicerat sätt.

Uppdatera all personalinformation överallt, samtidigt med Office 365

Ett av problemen är alltså att om medarbetarinformation uppdateras på ett ställe, så sker inte förändringarna någon annanstans. Då uppstår lättare fel och förvirring och dessutom är det tidsödande att behöva uppdatera samma information på en mängd olika ställen. Den administrativa processen kan alltså effektiviseras avsevärt.

I Office365 finns så pass mycket data knutet till respektive användare att du många gånger kan bilda dig en tydlig uppfattning om hur en medarbetares roll ser ut enbart genom att titta på användarprofilen. Görs uppdateringar av personalinformation så slår de igenom överallt samtidigt, de finns samlade på ett och samma ställe och du når dem från din Teams-vy. Du behöver med andra ord aldrig lämna din arbetsyta för att få tillgång till personalinformationen:

Att personalinformationen i utgår från Office 365 skapar en mängd fördelar:

  • Du får tillgång till samma data om personalen, var du än befinner dig, i vilken kontext du än behöver dem
  • Uppgifterna är tillförlitliga och aktuella
  • Informationen finns samlad på ett ställe
  • Uppdateringar slår igenom överallt
  • Du sparar tid genom mindre administration – informationen uppdateras bara på ett ställe

På WeSafe hjälper vi dig att använda Office 365 så att all din personalinformation uppdateras omedelbart för alla användare i hela din miljö. Vill du veta hur? Kontakta oss!

Share this Post




Image
Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Annica Tunster

Utbildningsansvarig/SharePoint-specialist, Tel: 040–626 75 20, annicatunster@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss
Läs våra kundcase