Tillsätt rätt roller för att lyckas i ditt Microsoft 365-projekt

Peter Fritzon Blogg, digitaltransformation, Produktivitet

I samarbetet med en extern IT-partner gäller det att hitta en bra och tydlig struktur för hur man ska arbeta – tillsammans. Ett bra sätt att driva ett Microsoft 365-projekt framåt är att tillsätta ett antal roller internt. På så sätt skapas ett mer fokuserat arbetssätt där alla vet vad de ska göra och implementeringen blir mer agil.

Snabbare implementering i Microsoft 365-projekt

Idag kan du inte längre arbeta i långa IT-projekt – vilket tidigare varit modellen. Utvecklingstakten går så fort att tekniken du implementerar kommer att hinna bli utdaterad innan den gör någon nytta om införandet inte sker snabbt och du upprättar en fortlöpande plan för användningen. En dyr och i slutänden tämligen poänglös investering.

Det är därför viktigt att få projektet ”up and running” så fort som möjligt och sedan följa utvecklingen i takt med att tjänsterna uppdateras och ny funktionalitet adderas. Så vilka roller krävs för ett lyckat Microsoft 365-projekt?

Sponsor för Microsoft 365-projekt

Sponsorn har det övergripande ansvaret för plattformen, dess finansiering och att säkerställa att det finns resurser till vidareutveckling. En annan viktig uppgift är att agera stöd till plattformsägaren ifråga om riktning och tillgång till resurser. Sponsorer har vanligtvis en ledande position inom organisationen med de befogenheter, resurser och det intresse som det medför.

Plattformsägare för Microsoft 365-projekt

Plattformsägaren är oftast någon med god insyn i verksamheten som förstår projektets affärsvärde. Plattformsägaren har god kommunikativ förmåga, ser verksamheten som en helhet och utarbetar vision och målsättning för plattformen. Denne ansvarar även för funktionalitet och prioriteringar så att hela verksamheten får ut mesta möjliga värde och styr därefter riktningen i utvecklingsarbetet utifrån verksamhetsnytta. Med stöd av sponsorn ser plattformsägaren till att det finns finansiering och resurser för att utföra vidareutveckling av lösningen. Plattformsägaren skall även vara tillgänglig för Microsoft 365 Champion och utvecklingsteamet för vägledning och klargörande av prioriteringar.

Microsoft 365 Champion

Microsoft 365 Champion är lämpligtvis utvald IT-partner, eller någon med motsvarande kunskap om Microsoft 365-plattformen och dess utveckling. Dennes uppgift blir att matcha funktion med teknik för maximal affärsnytta och att medverka när nya önskemål och behov av större justeringar kommer från verksamheten. En Microsoft 365 Champion hjälper plattformsägaren med detaljer i genomförandet, agerar vägvisare och stöd för utvecklingsteamet i arbetet mot lösningar som ger önskad funktionalitet. Denne ska även fungera som en brygga mellan utvecklingsteamet och plattformsägaren, samt få alla i verksamheten att förstå processen och hur de på bästa sätt kan agera för att stödja och hjälpa teamet. 

Utvecklingsteam för Microsoft 365-projekt

Utvecklingsteamets uppgift är att driva prioriterade önskemål till leveranser av ny funktionalitet samt utveckling av befintliga funktioner. Tillsammans med Microsoft 365 Champion, som ”coachar” teamet, beslutar teamet hur slutprodukten skall se ut. Utvecklingsteamet skall inkludera all nödvändig kompetens för att klara av att gå hela vägen från beskrivning av uppgift till färdig implementation. Teamet är självorganiserande, tar gemensamt ansvar för uppgiften och kan bestå av en mängd olika typer av kompetenser i olika konstellationer. Vilka som ingår bör baseras på vad som ska uträttas i projektet - det kan vara personer både inom och utanför bolaget. Om man exempelvis använder ett särskilt system kan det vara bra att en representant för systemleverantören är delaktig. Nyckeln är att sätta samman en grupp personer som tillsammans har förmågan att slutföra uppgiften.

Ambassadörer för Microsoft 365-projekt

Ambassadörerna är ofta ett flertal personer som är tekniskt intresserade, med en framåtlutad inställning, som vill bidra till företagets utveckling och lobba för projektet internt. De fungerar som ”superusers” som får grundläggande utbildning för ökad kompetens och förståelse för plattformen. Nyckelfunktionen för ambassadörerna blir att hjälpa företagsledare att bättre förstå vilka potentiella fördelar som plattformen kan medföra för företagets affär. Något som i sin tur kan hjälpa plattformsägaren att få verkställande stöd och finansieringsåtaganden för utveckling av plattformen. Ambassadörerna fungerar även som stöd och support för övriga användare.

Don efter organisation

I arbetet med att tillsätta roller är det viktigt att tänka på att anpassa dem till projektets ambitionsnivå och storleken på organisationen. Gör inte projektet krångligare och större än vad det är – skala ner det till vad som är rimligt för just din verksamhet. Det som är viktigast är att alltid ha samma tankesätt ifråga om utveckling och hur arbetet med detta kommuniceras och struktureras i verksamheten.

Vi som arbetar på WeSafe går ofta in som Microsoft 365 Champions för våra kunder. Vi hjälper dig även att tillsätta rätt individer i din organisation för de övriga rollerna, så att ditt Microsoft 365-projekt blir så gynnsamt för er verksamhet som möjligt. Kontakta oss så berättar vi mer!

Share this Post




Image
Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe, 040 – 626 75 02, peterfritzon@wesafe.se, LinkedIn

Kontakta oss så berättar vi mer om hur du kan maximera potentialien i dina Office-365 licenser!


Kontakta oss Läs våra kundcase