Vågar din IT-leverantör utmana dig?

Det är inte ovanligt att kunder kommer till oss på WeSafe med verksamhetsprocesser som behöver effektiviseras, inte sällan med hjälp av de inbyggda verktygen i Microsoft 365. Det kan vara för att processen kräver mycket handpåläggning, för att det ofta blir fel eller att för att delar av processen skulle kunna automatiseras. Eventuellt har kunden läst i vår blogg om verktyg som Power Automate eller Power Apps och nu vill de skrida till verket. Ibland är det en bra idé, men ibland märker vi att kunden har fel – och då vågar vi säga det.

Låt inte tekniken begränsa dig

Ett vanligt fel många gör är att de låser in sig på de tekniska lösningarna och sina egna processer istället för att ställa sig frågan vad de vill uppnå. Vi brukar ställa den lite jobbiga frågan ”varför?” när våra kunder vill att någonting ska vara på ett visst sätt. När de inte kan svara är det ett tecken på att de fastnat i ett spår. Först när de frigjort sig från de tekniska begränsningarna kan de formulera vad de faktiskt behöver och vad det är för problem de vill lösa. Sedan ser vi det som vår uppgift att se över alternativen och hitta verktygen som gör det möjligt.

Kunden har alltid rätt. Eller?

Din IT-leverantör ska inte bara ifrågasätta den tekniska lösningen. Ibland kan det även bli aktuellt att ifrågasätta processen i sig. Vi på WeSafe arbetar till exempel med hundratals bolag i olika branscher. Med åren har vi sett hur andra har gjort i samma läge, vad som har fungerat och vad som kommer härnäst. Den erfarenheten delar vi gärna med oss av. Som kund kan det säkert kännas besvärligt att bli ifrågasatt, men i ett längre perspektiv är vi övertygade om att de kommer att tacka oss för det.

Hitta en lösning som håller i längden

För en IT-leverantör som lever på sin konsultaffär kan det vara svårt att säga nej till en kund som vill ha en snabb och enkel lösning som fungerar för stunden. Att vara dig som kund till lags är en sak, men om vi ser att lösningen kommer att begränsa dig på något annat sätt, nu eller i framtiden ser vi det som vårt ansvar att påpeka det.

Det som verkar vara en billig lösning idag behöver inte vara det i morgon. Lapptäcket av komplex kod och snabblösningar hindrar dig kanske från att ta del av uppdateringar, kräver mycket underhåll eller begränsar framtida funktionalitet. Som exempel kan det i vissa fall vara bättre att välja en färdig lösning som passar dig till 80 procent och anpassa dina processer, istället för att lägga tid och pengar på att få en lösning som passar till 100 procent. Det är lätt att fastna i kostsamma detaljer, men ibland är det bättre att lägga detaljerna åt sidan och se till helheten.

Ett annat scenario är att kunden väljer en lösning som inte är framtidssäker. Kanske har de valt en plattform eller tjänst vars bästa stunder är i backspegeln, eller så har de inte enkelt inte tagit hänsyn till hur behovet kommer att se ut i framtiden. Behöver du en lösning för tio personer idag? Bygg inte en lösning för tio personer om ni planerar att bli femtio om några år.

Sammanfattningsvis vill vi dela med oss av tre tips som du kan ha med dig på vägen:

• Lås inte in dig i tekniken. Om du redan har en idé om vad tekniken klarar av kommer du att anpassa dina önskemål utifrån det. Istället bör du fokusera på vad du vill uppnå.
• Tänkt långsiktigt. Säkerställ att det inte blir en ”quick fix” som du måste göra om när företaget växer eller när förutsättningarna förändras.
• Prata med de som jobbar med processen och utför arbetet. Vad behöver de och hur hade processen fungerat i ett drömscenario?

Vill du veta mer om hur vi på WeSafe kan hjälpa dig att automatisera och effektivisera dina verksamhetsprocesser? Kontakta oss här.