Tidsbesparande app startade långsiktigt molnsamarbete

K A Lundbladh är en oberoende importör av frukt och grönt med cirka 40 anställda i Helsingborg och Malmö. När företaget som tillhandahöll den dåvarande lösningen för inleverans och reklamation blev uppköpt ville K A Lundbladh bland annat slippa betala licenskostnaden och samtidigt förbättra lösningen. 

Sparar tid med smidig och mobil lösning 

Användarna ville att den nya lösningen skulle fungera och se ut ungefär som den gamla. K A Lundbladh kontaktade WeSafe på rekommendation från en annan IT-leverantör och när WeSafe föreslog att använda Power Apps förstod K A hur snabbt det kan gå att skapa en lösning som liknar ett befintligt system. WeSafe utvecklade en ny app på cirka fyra veckor baserat på vad de såg av den dåvarande lösningen. Nu använder omkring 20 personer, varav de flesta på lagret, den nya appen som de kommer åt genom Office-miljön, utan extra användarkonton eller inlogg.  

”Det är en jättesmidig och mer mobil lösning än tidigare eftersom den funkar lika bra i mobiltelefon som i läsplatta ute på lagret vilket sparar mycket tid. Den gamla funkade på vissa läsplattor. Förut stämde inte alla format riktigt på de mobila enheterna, så det här sparar tid i alla led. Även ekonomiavdelningen får en lättare administration av leverantörsfakturorna”

– Björn Jonsson, platschef

En annan förbättring är rent prismässig eftersom K A Lundbladh slipper betala licenskostnaden till den förra leverantören. 

Visst kostade det att utveckla appen, men det blir ändå billigare över tid eftersom licenskostnaden ligger i Power Apps som vi faktiskt redan betalar för som en integrerad del i Microsoft 365, fortsätter Björn.

Minskar personberoendet 

Appen är ett system för att hantera inleveranser med kontroll, reklamation, avvikelserapportering och historik. Personalen kontrollerar att leveranserna stämmer med hjälp av information och en checklista direkt i appen. Korrekta leveranser blir grönmarkerade och godkända för betalning, men om något är fel lägger den som ansvarar för att hantera inleveransen in text och bilder som blir en reklamationsrapport via e-post direkt till leverantören och inköparen.

– Det är viktigt att alla inblandade får information så tidigt som möjligt, och appen skulle kanske kunna kallas informationsapp också eftersom vi informerar leverantören om vi fått fel mängd eller något är av dålig kvalitet på samma sätt som vi snabbt och enkelt kan godkänna rätt leveranser in mot organisationen. Den nya appen minskar på så sätt både det manuella pappersarbetet och personberoendet. Att hantera inleveranser och reklamationer föll förut mycket tillbaka på den mänskliga faktorn. Om en kollega var borta eller slutade fungerade flödet sämre. Nu ser kollegorna all information om leveranserna direkt, säger Björn.

Bra personlig kontakt viktigt för flytten till molnet 

När projektet med appen gått i mål skulle K A Lundbladh byta IT-leverantör eftersom avtalet löpte ut. 

– Vi satt i en hybridlösning med utrustning och applikationer dels i en serverhall dels i molnet. Dessutom var vår Windows-miljö gammal och serverbaserad. Då kunde vi till exempel inte ha möten i Teams när vi var inloggade på servern. Därför ville vi flytta så mycket som möjligt till molnet, säger Björn  

Upphandlingen visade att flera leverantörer erbjöd samma lösningar till ungefär samma pris. Det nära och starka samarbetet kring den nya appen gjorde att K A Lundbladh valde WeSafe. 

”Det är ju lätt att skriva ett bra avtal, men sen ska man samarbeta med den partnern i många år. Då vill man att det bara ska fungera. Jag och mina kollegor fick så bra personlig kontakt med dem på WeSafe och vi trivdes bra tillsammans. Det blev avgörande i valet av IT-partner.”

– Björn Jonsson, platschef

Framtida lösningar i samarbete 

Nu har K A stängt ner den gamla tekniken helt och är helhetskund till WeSafe som levererar Microsoft 365, AVD, appen, nätverk och uppdateringar helt i molnet.  

– Vi har en väldigt öppen dialog med WeSafe och får bra service och snabb hjälp. Dessutom frågar de oss varför vi gör som vi gör med IT-lösningen och tipsar om hur vi skulle kunna använda det vi ändå betalar för. Förutom att de är duktiga är de mjuka värdena viktiga för både oss och dem.  

Björn berättar att de funderar på framtida lösningar som bland annat att koppla ihop appen med deras befintliga affärssystem och därefter koppla Power BI till det för att slippa jobba i affärssystemet och stora Excel-filer.  

Det kommer vi i så fall göra i samarbete med WeSafe, avslutar Björn.

Sammanfattning 

Utmaningar 

• Licenskostnad för reklamationslösningen. 
• Personberoende och mycket manuellt pappersarbete.  
• Hybrid IT-lösning med fysiska servrar och moln.  

Lösningar 

• App för mobil och surfplatta i Power Apps. 
• Hela IT-miljön i molnet.  

Värden 

• Appen sparar tid och ger alla inblandade rätt information direkt.  
• Automatiska uppdateringar av IT-miljön, möjlighet till fler lösningar och bara en licenskostnad för IT och app.  
• Snabb service och hjälp med ett konstruktivt samarbete kring utveckling av nya lösningar.