Samarbeidsportaler i Office 365

For bedrifter er det et stadig økende behov for å kunne samarbeide bedre og mer effektivt med leverandører, samarbeidspartnere og kunder. Du må rett og slett kunne kommunisere og dele informasjon på en smidigere måte enn det som tidligere har vært mulig. Samtidig skal informasjonen holdes nøyaktig, oppdatert og kun tilgjengelig for de rette personene. Office 365 har disse mulighetene og vi ser nærmere på hvordan samarbeidsportaler kan effektivisere og legge til rette for samarbeid.

Hvorfor trengs samarbeidsportaler?

Tidligere har kommunikasjonen i stor grad foregått via e-post, men utfordringen er at informasjonen som deles mellom deg, din partner, din kunde eller leverandør ofte er av en slik karakter at den må oppdateres ofte. Samme type problemer som oppstår internt i virksomheter kan derfor oppstå eksternt – det lages veldig mange versjoner og oppdateringer av dokumenter og filer. Noe som fører til forvirring, og til og med direkte feil, fordi det blir vanskelig å holde styr på hvilken versjon som er aktuell.

Utveksling av informasjon med partnere, kunder og leverandører stiller også krav til både sikkerhet og tilgjengelighet. De ulike partene i et samarbeid skal ha konstant tilgang til informasjonen, men den skal sjelden være tilgjengelig for alle. En samarbeidsportal må dermed være et sted som både er beskyttet av tilgangsbegrensninger, samtidig som den skal være tilgjengelig for de som trenger det og også kunne oppdateres i sanntid.

Tidligere har det ofte blitt opprettet gjestekontoer for at ulike parter skal ha tilgang til felles informasjon i ditt miljø. Dette krever igjen administrasjon, og siden alle kontoer har egen lisens medfører dette også kostnader.

Samarbeidsportaler i Office 365

Gjennom en samarbeidsportal skapes et felles kommunikasjonsområde for kunder, samarbeidspartnere og leverandører hvor du og de kan dele og hente informasjon. På denne måten sikrer du at dokumentasjonen som er tilgjengelig på portalen alltid inneholder de nyeste versjonene og at alle som trenger det har tilgang til den.

Mange bedrifter oppretter en samarbeidsportal for å bygge et støtteområde for kunder hvor de kan logge seg inn og få tilgang til vanlige spørsmål og svar, skjema for oppstart av støttesak, saksstatistikk, chattefunksjoner og så videre.

Rundt 70 prosent av alle bedrifter bruker i dag Office 365, som er eneste forutsetning for sømløs kommunikasjon mellom partene i samarbeidsportalene som er opprettet i Sharepoint. I portalen logger du bare inn fra din egen Office 365-konto og får tilgang til innholdet fra ditt eget miljø. Alt som kreves er at du som bruker inviteres til portalen.

Fordeler med samarbeidsportaler

Fordelene med å bygge samarbeidsportaler inkluderer at:

• Du oppbevarer dataene dine i Office 365-miljøet ditt . Du trenger med andre ord ikke å lagre dem eksternt, og de forlater aldri Office 365-miljøet ditt.
• Du kontrollerer hvem som har autoritet fra ditt eget miljø. Du trenger ikke gå gjennom for eksempel nettbyrået eller IT-avdelingen for å be om at en bruker fjernes eller legges til.
• Du trenger ikke å "be om tillatelse" . All administrasjon av portalen blir mye mindre tungvint da ansvaret havner hos de som faktisk samarbeider med partner/leverandør/kunde.

WeSafe hjelper deg med å bygge samarbeidsportaler

Vi i WeSafe har stort fokus på hvordan du som kunde skal tenke når du bygger ny funksjonalitet. Vi fungerer som rådgivere for hvordan du best kan optimalisere dine prosesser basert på dine individuelle behov. Når det gjelder samarbeidsportaler gjør vi en analyse av hvordan du best kan bygge det i Office 365. Vi fungerer både som en klangbunn og en bærebjelke, samtidig som vi utfordrer din tankegang for å finne nye veier videre.

Vil du vite mer om å bygge samarbeidsportaler i Office 365? Kontakt oss !