Erstellen eines Prozesses mit den Tools in Microsoft 365

Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse können Sie sie besser, sicherer und schneller machen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung der integrierten Tools in Microsoft 365. Hier sagen wir Ihnen, wie es anhand eines Beispiels aus der Realität gemacht wird

Einige Prozesse funktionieren besser und andere schlechter. Dies ist bei allen Aktivitäten der Fall. In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns auf diejenigen, die schlechter abschneiden und wie Sie sie mit den integrierten Tools in Microsoft 365 einfach optimieren können.

Wenn Sie einen Prozess in Microsoft 365 erstellen, ist das Endziel eine benutzerfreundliche App, die den Benutzer auf einfache und intuitive Weise durch den gesamten Prozess führt. Mit einem klar definierten Prozess und einer maßgeschneiderten App muss sich der Nutzer der App nie fragen, was als nächstes zu tun ist. Es kann nur auf eine Weise durchgeführt werden und geht erst dann zum nächsten Schritt über, wenn der vorherige abgeschlossen ist.

Das Erstellen von Apps für Ihre Prozesse bietet mehrere Vorteile:

  • Standardisierung – Sie stellen sicher, dass jeder im Unternehmen dasselbe tut.
  • Sicherheit – Das Erstellen einer App, die auf eine bestimmte Aufgabe zugeschnitten ist, reduziert das Risiko, Fehler zu machen.
  • Flexibilität – Sie können die Schritte einfach anpassen und Änderungen vornehmen, wenn sich Prozesse ändern.
  • Benutzerfreundlichkeit – Durch die Darstellung nur der Informationen und Auswahlmöglichkeiten, die für die Aufgabe erforderlich sind, kann das Tool von Mitarbeitern mit weniger Computererfahrung verwendet werden.

Welche Prozesse können gestrafft werden?

Es gibt keine Grenzen, wie einfach oder wie komplex Sie Prozesse auf diese Weise aufbauen können. Sie können eine App für Urlaubsanträge entwickeln, aber auch einen Ablauf, der Sie durch den gesamten HR-Prozess führt, von der Einstellung bis zum Offboarding. Ein Tipp ist, mit Prozessen zu beginnen, die weniger gut funktionieren und einen hohen manuellen Aufwand erfordern. Wenn Sie noch Prozesse haben, die auf Stift und Papier beruhen, sollten Sie diese auf jeden Fall als erstes übernehmen!

Die Alternative zum Erstellen eigener Apps in Microsoft 365 besteht darin, vorgefertigte Lösungen zu kaufen. Der Vorteil herkömmlicher gekaufter Lösungen besteht darin, dass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, Ihre Prozesse abzubilden und zu definieren. Der Nachteil ist, dass Sie wahrscheinlich eine Lösung erhalten, die nicht vollständig zu Ihnen passt und die danach schwieriger zu ändern ist.

Lassen Sie uns eine App für das Vertragsmanagement erstellen

Um zu veranschaulichen, was wir mit dem Aufbau eines Prozesses in Microsoft 365 meinen, sehen wir uns an, wie eine Vertragsmanagement-App funktionieren könnte. Das ist etwas, das viele Unternehmen brauchen. Es kann auch eine schwierige Angelegenheit sein, weil es viele verschiedene Arten von Verträgen gibt und oft viele Personen beteiligt sind.

In der App möchten wir, dass der Mitarbeiter seine Verträge zusammen mit allen notwendigen Informationen hochladen kann. Dann möchten wir, dass automatisierte Erinnerungen generiert werden, wenn die Vereinbarung kurz vor dem Ablauf steht.

Die Tools, die wir zum Erstellen des Prozesses verwenden, sind Power Apps, Sharepoint und Power Automate (ehemals Microsoft Flow).

Wir erstellen die App in Microsoft Apps

Die App wird in Power Apps erstellt, d. h. in der Benutzeroberfläche, auf die der Endbenutzer trifft. Die App wird verwendet, um sie einfach, intuitiv und prozessorientiert zu gestalten. Die Daten werden aus einer Datenquelle, z. B. einer Sharepoint-Liste, abgerufen und an diese gesendet.

Was in der Vereinbarungs-App passiert: Der Benutzer stößt auf eine Dokumentbibliothek mit unterschiedlichen Vereinbarungstypen. Wer angezeigt wird, hängt von den Rechten des Nutzers ab. Die App wird verwendet, um die Vereinbarung zusammen mit Informationen darüber hochzuladen, wann die Vereinbarung abläuft, wer verantwortlich ist und wann eine Erinnerung generiert wird. Durch die Anforderung, dass die Vertragsnummer die richtige Anzahl von Ziffern hat und alle Felder ausgefüllt sind, wird das Fehlerrisiko reduziert.

Alle Daten werden in Sharepoint gespeichert

Sharepoint ist die Bibliothek selbst, in der die Daten zusammen mit den zugeordneten Attributen gespeichert werden.

Was in der Vereinbarungs-App geschieht: In der Sharepoint-Liste werden die Vereinbarungen zusammen mit den Informationen gespeichert, die der Benutzer eingegeben hat. Jeder, der in einer administrativen Rolle sitzt und das große Ganze sehen muss, kann mit seinen eigenen Ansichten arbeiten, zum Beispiel um alle Vereinbarungen zu sehen, die innerhalb eines Jahres auslaufen.

Automatisierung und Trigger integriert in Power Automate

Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow, ist die Automatisierungs-Engine, die die verschiedenen Teile verbindet und sie interagieren lässt. Hier legen Sie auch die Begriffe / Geschäftslogik für Ihre Prozesse fest und können erweiterte Genehmigungen und mehr erstellen.

Was in der Vereinbarungs-App passiert: Sobald der Benutzer eine Vereinbarung in die App eingegeben hat, beginnt Power Automate hinter den Kulissen zu arbeiten. Power Automate fügt dem Kalender des Besitzers Erinnerungen hinzu und legt rechte basierend auf dem fest, was in die App eingegeben wurde.

Es war nicht schwieriger als das, eine App für das Vertragsmanagement zu erstellen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die integrierten Tools in Microsoft 365 zum Erstellen von Prozessen verwenden können?

Kontaktieren Sie uns und wir werden Ihnen mehr erzählen.

 

Annica Tunster
Annica Tunster

Technischer Leiter - Power Platform

040 – 626 75 20annicatunster@wesafe.se

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