Så skapar du en process med verktygen i Microsoft 365

En del processer fungerar bättre och andra fungerar sämre. Så är det i alla verksamheteter. I den här bloggposten ska vi fokusera på dem som fungerar sämre och på hur du med enkla medel kan effektivisera dem med hjälp av de inbyggda verktygen i Microsoft 365.

När du bygger en process i Microsoft 365 är slutmålet en användarvänlig app som tar användaren genom hela processen på ett enkelt och intuitivt sätt. Med en väl definierad process och en skräddarsydd app behöver den som använder appen aldrig ställa sig frågan vad den ska göra härnäst. Det går bara att göra på ett sätt och kommer bara vidare till nästa steg när det föregående är klart.

Fördelarna med att bygga appar för dina processer är flera:

• Standardisering – Du försäkrar dig om att alla i verksamheten gör på samma sätt.
• Säkerhet – Genom att bygga en app som är skräddarsydd för en specifik uppgift minskar risken att göra fel.
• Flexibilitet – Du kan enkelt anpassa stegen och göra ändringar när processerna förändras.
• Användarvänlighet – Genom att bara presentera den information och de val som uppgiften kräver kan verktyget användas av personal med mindre datorvana.

Vilka processer kan effektiviseras?

Det finns ingen begränsning för hur enkla eller hur komplicerade processer du kan bygga upp på det här sättet. Du kan bygga en app för semesteransökan, men du kan också bygga ett flöde som tar dig genom hela HR-processen, från rekrytering till offboarding. Ett tips är att börja med processer som fungerar sämre och som kräver mycket manuell handpåläggning. Om du fortfarande har processer som är beroende av papper och penna bör du definitivt överväga att ta dem först!

Alternativet till att bygga egna appar i Microsoft 365 är att köpa färdiga lösningar. Fördelen med traditionella köpta lösningar är att du inte behöver lägga tid på att kartlägga och definiera dina processer. Nackdelen är att du sannolikt kommer att få en lösning som inte passar dig helt och som är svårare att förändra i efterhand.

Låt oss bygga en app för avtalshantering

För att illustrera vad vi menar med att bygga en process i Microsoft 365 ska vi titta på hur en app för avtalshantering skulle kunna fungera. Det är någonting vi ser att många företag behöver. Det kan också vara en svår nöt att knäcka eftersom det finns många olika typer av avtal och att många personer ofta är inbladade.

I appen vill vi att den anställda ska kunna ladda upp sina avtal tillsammans med alla nödvändiga uppgifter. Sedan vill vi att automatiserade påminnelser genereras när avtalet är på väg att löpa ut.

De verktyg vi använder för att bygga processen är Power Apps, Sharepoint och Power Automate (tidigare Microsoft Flow).

Vi bygger appen i Microsoft Apps

Appen byggs i Power Apps, det vill säga i det användargränssnitt som slutanvändaren möter. Appen används för att göra det enkelt, intuitivt och processtyrt. Datan hämtas från och skickas till en datakälla, till exempel en Sharepoint-lista.

Det här händer i avtalsappen: Användaren möter ett dokumentbibliotek med olika avtalstyper. Vilka som visas beror på vilka rättigheter användaren har. Appen används för att ladda upp avtalet tillsammans med information om när avtalet löper ut, vem som är ansvarig och när det ska genereras en påminnelse. Genom att kräva att avtalsnumret har rätt antal siffror och att alla fält är ifyllda minskar risken för fel.

All data lagras i Sharepoint

Sharepoint är själva biblioteket där datan lagras tillsammans med tillhörande attribut.

Det här händer i avtalsappen: I Sharepoint-listan lagras avtalen tillsammans med den information som användaren har matat in. Den som sitter i en administrativ roll och behöver se helheten kan jobba med egna vyer, till exempel för att se alla avtal som löper ut inom ett år.

Automation och triggers byggs i Power Automate

Power Automate, som tidigare hette Microsoft Flow, är automatiseringsmotorn som kopplar ihop de olika delarna och får dem att samspela. Det är också här du sätter upp villkoren/affärslogiken för dina processer och kan bygga avancerade approvals med mera.

Det här händer i avtalsappen: När användaren har lagt in ett avtal i appen börjar Power Automate arbeta bakom kulisserna. Power Automate lägger in påminnelser i ägarens kalender och sätter rättigheter utifrån vad som har matats in i appen.

Svårare än så var det inte att bygga en app för avtalshantering. Vill du veta mer om hur du kan använda de inbyggda verktygen i Microsoft 365 för att bygga processer?

Kontakta oss så berättar vi mer.